logo 4th Dimension d.o.o.

8 koraka za najbolji odabir računovodstvenog programa


​Odabir​ ​računovodstvenog ​programa

U tijeku ste odabira računovodstvenog programa?
Tada se zasigurno pitate kako pravilno odabrati računovodstveni program koji će najbolje odgovarati vašem poduzeću, veličini i načinu poslovanja. Informacije su oduvijek imale značajnu ulogu u svakom području ljudskog djelovanja, a danas je informacijski ​sustav​ ​nužan ​za ​opstanak​ ​i ​poslovni ​uspjeh. Cilj računovodstvenog programskog rješenja je ubrzavanje svakodnevnih računovodstvenih i financijskih ​poslovnih ​aktivnosti ​te ​olakšano ​praćenje ​novčanih ​tokova. Olakšano upravljanje daje nam prostora za koncentraciju na druge zadatke te kvalitetnije poslovno odlučivanje. Stoga je pravilan izbor softvera od izuzetne važnosti što često predstavlja pravi ​izazov.
U nastavku našeg bloga pročitajte najvažnije smjernice koje će vam olakšati odabir računovodstvenog ​programa.

1. Prikupljanje​​ informacija
Prije ​samog ​planiranja ​važno ​je ​znati ​što ​je ​sve ​potrebno ​za ​vaše ​specifične ​potrebe. Kako bi znali odabrati pravilan računovodstveni program potrebno je ući u dubinu svog poslovanja za što je najbolji način razgovor sa svim zaposlenicima koji će potencijalno koristiti program. Stavke poput tko bi sve koristio računovodstveni program, što je sve potrebno kako bi njihov posao bio kvalitetno izvršen i koje su najznačajnije informacije za poslovanje, samo su neka od pitanja ​koje ​si ​u ovom​ ​koraku ​morate ​postaviti. Odvojite ​vrijeme ​za ​razumijevanje ​svog ​računovodstvenog ​sustava ​i ​njegovih ​potreba.

2. Koji​​ budžet​​ imam?
Računovodstveni ​programi ​cjenovno ​variraju ​ovisno ​o ​značajkama ​koje ​pružaju. Stoga, ako vam je poslovanje manje te ne zahtijeva previše dodatnih mogućnosti, tada vam je jeftinija verzija svakako dovoljna. Takve verzije programa obično podržavaju osnovne pakete za vođenje ​financijskog ​knjigovodstva. Primjer značajka osnovnog računovodstvenog paketa su praćenje prihoda, upravljanje kupcima, izrade ​faktura ​i ​generiranja ​izvješća. Ako pak imate zahtjevnije poslovanje te su vam potrebne dodatne značajke, tada je najbolje odabrati ​nešto ​skuplju ​verziju ​softvera. Naprednije verzije računovodstvenog programa podržavaju mnogo značajki poput vođenja inventara, ​obračun ​i ​knjigovodstvo ​plaća, ​praćenje ​prodaje, ​troškova ​i ​sl.

3. Potrebne​​ značajke
Odabir potrebnih značajki koje knjigovodstveni program nudi ovisi o veličini vašeg poduzeća i djelatnosti ​kojom​ ​se ​bavi. Ako se bavite proizvodnjom zasigurno će vam koristiti značajke poput ​servisi strojeva, oprema i vozila​, ​robno-materijalno ​knjigovodstvo ​i ​sl. Ako želite uštedjeti vrijeme, određeni moduli koji sadrže automatske radnje bit će vam od velike koristi. Automatizacija određenih radnji poput automatskog knjiženja ili automatskog zatvaranje konta, serijsko ispisivanje opomena zaduženim klijentima, izradom izvješća samo su neke od mogućnosti. Jedna činjenica je sasvim sigurna bez obzira na veličinu i djelatnost poduzeća - računovodstveni program treba rasti kako raste i vaše poduzeće. Vrlo je loše odabrati sustav kojeg ​ćete ​za ​dvije ​godine ​morati ​mijenjati ​jer​ ​ne ​podržava ​određene ​mogućnosti ​nadogradnje. Broj značajki može varirati, a što je sve vama potrebno najbolje možete vidjeti na ​popisu značajki ​4D​ ​Wand ​programa.

4. Sigurnost​​ podataka
Već smo spomenuli važnost informacija, pa nije teško zaključiti da je sigurnost podataka preko koje ​dobivamo ​konkretne ​informacije ​jedna ​od ​najvažnijih ​stavka ​računovodstvenog ​softvera. Često spoznamo važnost podataka tek kada ih izgubimo. Zbog toga moramo obratiti pozornost koju ​razinu ​sigurnosti ​nudi ​odabrani ​računovodstveni ​program. Računovodstveni program mora voditi brigu o pohrani podataka u slučaju neželjenih ljudskih, tehničkih ili prirodnih utjecaja. Za to služi backup podataka koji osigurava snimanje podataka na više lokacija i medija, mogućnost automatske backup pohrane te jednostavnog povratka podataka.

5. Korištenje​​ demo​​ verzije
Isprobajte ​demo verziju računovodstvenog programa kako bi bili sigurni da odgovara vašem poduzeću te da ispunjava sve potrebne zahtjeve. Nakon probne verzije moći ćete lakše odrediti što ​vam​ ​je ​sve ​potrebno.

6. Bilo​​ gdje​​ i​​ bilo​​ kada
Prilikom izbora računovodstvenog programa od izuzetne je važnosti obratiti pozornost na njegovu ​pristupačnost. To podrazumijeva da je vaš računovodstveni program povezan s internetom, ali je također i odlično da sustav funkcionira i u izvanmrežnom radu. Tako možete imati pristup svim potrebnim podacima ​bilo ​da ​ste ​na ​putu ​ili ​svom​ ​domu, ​online ​ili ​offline.

7. Učenje​​ i​​ pomoć
Provjerite koji su načini savladavanja računovodstvenog programa te koliko je softver pristupačan. ​Također, ​vrlo ​je ​važna ​korisnička ​podrška ​od ​strane ​pružatelja ​softvera. Razmislite o tome kako ćete educirati zaposlenike koji će koristiti odabrani računovodstveni program. Vrlo često, zbog manjka edukacije i znanja o korištenju, ne iskorištavamo puni potencijal ​programa ​i ​prednosti ​koje ​nam​ ​on ​nudi.

8. Donesite​​ odluku
Nakon što ste razgovarali sa svojim zaposlenicima, odlučili koji su vam prioriteti, provjerili potrebne i dostupne značajke te nakon što ste isprobali demo verzije, ovaj korak ovisi samo o vama. Pronađite idealno računovodstveno softversko rješenje koje će najbolje odgovarati vašem računovodstvu, ​ali ​i ​cijelom​ ​poduzeću.

Zaključak

Idealni ​računovodstveni ​program​ ​nije ​lako ​odabrati. Pogrešan izbor računovodstvenog programa dovodi do neučinkovitosti te nakon nekog vremena zamjene ​programa ​drugim​ ​što ​štetno ​utječe ​na ​poslovanje. ​Vrijeme ​je ​ipak​ ​novac. Dok s pogrešnim softverom možemo naštetiti svom poslovanju, pravilan odabir računovodstvenog ​programa ​može ​dovesti ​do ​mnogih ​prednosti. Imajte pristup bilo kada i bilo gdje svim podacima, kreirajte izvještaje i donosite kvalitetnije odluke ​te ​olakšajte ​posao ​svom​ ​računovođi ​zbog ​kojeg ​će ​imati ​veću ​produktivnost. Donošenje odluke bazira se na prethodno dobro analiziranim koracima koji će nam pomoći u najboljem​ ​izboru ​računovodstvenog ​softvera ​za ​vaše ​poslovanje.
Naslovna
Ostali članci
© 2008-2018, 4th Dimension d.o.o.
  • Dane Duića 5, 10000 Zagreb, Hrvatska
  • Telefon: (+385 1) 6312 600
  • Fax: (+385 1) 6312 610