Priprema/kontorla primke

Priprema/kontrola primke (PRP)

Priprema/Kontrola primke (PRP) je klasa dokumenta namijenjena za, kako i sam naziv dokumenta kaže, pripremu stavaka robe koja se namjerava zaprimiti, odnosno, kontrolu primke kako bi se odredile eventualne razlike za robu koja je fizički zaprimljena od robe koju je fakturirao dobavljač. Primjenom ovog dokumenta u operativnom radu, izbjegavaju se greške u zaprimanju robe i posljedično smanjuje potreba za korektivnim dokumentima tj. ispravak zaprimljenih količina.
Sami dokument može nastati na više načina, ovisno o željama korisnika i poslovnim procesima za koje se odlučio. Pojednostavljeno, dokument može nastati nakon izrade primke i fizičkog zaprimanje robe sa željom da se utvrdi ispravno stanje robe. Isto tako može nastati u procesu pripreme za zaprimanje robe, kada su poznate količine a račun od dobavljača još nije stigao (ručni unos).

Dokument Pripreme/kontrole primke može se kreirati pozivom padajućeg izbornika Obrade iz dokumenta: Veleprodaja --> Nabavna kalkulacija (PRI), Veleprodaja --> Zaduženje skladišta (ZAD), Maloprodaja --> Maloprodajna kalkulacija (PRI), Primka - kalkulacija tuđe robe na komisiju (PRK).

Primjer 1. – kontrola zaprimljene robe po primci
Primka (nastaje ručno, iz narudžbe dobavljaču ili iz eRačuna) i želi se prekontrolirati da li je stigla sva roba koja treba biti zaprimljena primkom a koju je dobavljač fakturirao. Iz primke se kreira Priprema/kontrola primke (PRP). U stavkama skladištar ažurira količine, odnosno unosi/briše stavke prema fizički pristigloj robi te unosi Serijske/Lot brojeve za stavke za koje je to potrebno. Nakon odobravanja Pripreme/kontrole primke, mogu se kreirati dokumenti za uskladu stanja za robu koja je fizički stigla na skladište i robu koju treba zaprimiti primkom po računu dobavljača.

Primjer 2. – skladištar na skladište zaprima robu koja je fizički stigla na skladište i na temelju toga se kreira primka
Ručno se kreira dokument Priprema/kontrola primke (PRP) i skladištar ručno unosi stavke u dokument. Po odobravanju dokumenta, ovisno o parametrima programa (slika dolje), kreira se nova primka ili se puni postojeća primka stavkama. U primci se korigiraju količine i iznosi prema računu dobavljača (primka bi uvijek trebala biti jednaka računu dobavljača). Nakon odobravanja primke, s Pripreme/kontrole primke mogu se kreirati dokumenti za uskladu stanja po reklamaciji.

U parametrima programa (Glavni izbornik 4D Wanda --> Parametri programa --> Podešavanje dokumenata --> Primke(1) --> kvačica u polje (2))moguće je unaprijed definirati hoće li se odobravanjem dokumenta Priprema primke kreirati nova primka ili omogućiti izbor neke od postojećih primki koje su neodobrene.

Za ručni unos Priprema/kontrola primke potrebno je startati modul Veleprodaja ili Maloprodaja te u padajućem izborniku Skladište odabrati izbornu liniju Priprema/kontrola primke. Njenim odabirom otvorit će se tabela dokumenata s nazivom Priprema/kontrola primke (PRP).

Tabela dokumenata

Prije početka rada u tabeli dokumenata pročitajte opće upute o tabelama kao i o tabelama dokumenata.
Tabela dokumenata Priprema/kontrola primke (PRP) pruža obuhvatan i temeljit pregled kreiranih dokumenata s istaknutim kolonama koje su bitne za tu vrstu dokumenata (Redni broj, Datum, Skladište, Dobavljač, Vezani dokument... itd.). Kolone je moguće pomjerati i mijenjati njihov prikaz. Na dnu tabele nalaze se ikone za brzi pristup tabelama Napomena, Stavke i Primke.

Alatna traka

Na alatnoj traci nalaze se ikone koje se najčešće koriste i time osiguravaju brz pristup traženoj informaciji ili željenoj operaciji. Pored lokatora, polja koje služi za brzo pronalaženje sloga u bazi podataka, nalazi se standardne ikone za označavanje i prikaz označenih slogova.

Opis i funkciju ostalih ikona možete pronaći na ovoj poveznici.

Tipke za ažuriranje, Unos, Izmjena, Brisanje, se nalaze u donjem lijevom kutu tabele dokumenata.

Padajući izbornici

Pročitajte malo više o tabelama i padajućim izbornicima. Podsjetite se bitnih elemenata unosa podatka, kretanja u programu, korištenju tastature tj. općenitih generalnih napomena.

Dokument - osim standardnih opcija Unos, Izmjena, Brisanje ovdje možete pronaći standardne opcije koje su svojstvene skoro svim tabelama dokumenata. Detaljno pojašnjenje izbornih linija u padajućem izborniku Dokument potražite na ovoj poveznici.

Označavanje - nudi sve mogućnosti kao i ikone koje su namijenjene za to. Detaljno pojašnjenje za označavanje kao i opciju Višestruko označavanje potražite na ovoj poveznici.

Pregled - je istovjetan na svim tabelama dokumenata što ne znači da sa svake tabele ima smisla pozivati neke od opcija. Naime, neke klase dokumenata nemaju određene elemente, ili ne služe određenoj svrsi, pa se njihovim pozivanjem neće dogoditi nikakva akcija. Npr. na tabeli ponuda pozivanje pregleda dokumenata neuključenih u porezni obračun. Više o izbornim linijama u padajućem izborniku Pregled potražite na ovoj poveznici.

Obrade - nudi procese koji se mogu obaviti nad trenutno osvijetljenim dokumentom:

•Kopiranje pripreme/kontrole primke i stavki - kao i kod ostalih klasa dokumenata kopiranje jednostavno kopira pripremu primke na kojem se nalazite u novu. Naravno, kopiraju se i stavke. Proces radi i nad označenim dokumentima. Označite pripreme koje želite kopirati i pozovete proces. Potvrdnim odgovorom da to uistinu želite, novi dokument pripreme će se kopirati zajedno sa stavkama i novom serijom brojeva.

•Brisanje pripreme/kontrole primke i stavki - je jednostavan proces koji jednim klikom briše dokument na kojem se trenutno nalazite, uz uvjet da isti nema status "odobren". Za brisanje više dokumenata u jednom potezu pozovite padajući izbornik Dokument --> Brisanje svih označenih dokumenata.

•Kreiranje dokumenata za uskladu stanja skladišta po reklamaciji - proces se poziva nakon što su unesene razlike po stavkama. Pozivanjem procesa a nakon poruka upozorenja, kreirat će se neodobreni dokumenti za uskladu i to nova primka za stavke koje su višak te povrat robe dobavljaču za stavke koje su manjak.
*** Ako dokument unosite ručno tj. još nije unesena primka već imate namjeru provjeriti količine pa na osnovu toga kreirati primku, pozivanjem procesa a nakon upozorenja i pojašnjenja što će se dogoditi, pojavit će se forma na kojoj je potrebno odabrati koji dokument želite kreirati. U ponudi je: Primka - zaduženje robe, Primka na komisiju i Zaduženje skladišta

Ispisi - nude sljedeće izvještaje koji se mogu štampati:

•Priprema/kontrola primke

•Lista priprema primki

•Lista priprema primki s iznosima na veznim dokumentima

•Razlike u stavkama vezanih dokumenta - paralelne

•Razlike u stavkama vezanih dokumenta - zbrojene

•Razlike u stavkama vezanih dokumenta - nejednake

Forma dokumenata

Prilikom kreiranja novog dokumenta Priprema/kontrola primke ili izmjene postojećeg pritiskom na tipke Unos ili Izmjena otvara se forma dokumenta koju je potrebno popuniti. Sadržaj forme je uobičajen za 4D Wand i sadrži polja koja je potrebno popuniti ili odabrati. Detaljan opis polja potražite na poveznici Forme dokumenata.

Sljedeći korak nakon unosa podataka u formu dokumenta je unos stavki. Odabirom tipke Stavke program otvara tabelu stavki.

Tabela stavki

Nakon kreiranja zaglavlja dokumenta Priprema/kontrola primke (PRP), osim ako dokument nije nastao nekom od obrada, potrebno je unijeti stavke. Stavke možete dodavati, mijenjati i brisati sve dok se dokument ne odobri. Sama tabela stavki i raspored prikazanih kolona nema nekih posebnosti (uz izuzetak kolona Vez. dok. razlika i Vez. dok. količina) pa prije početka rada u tabeli pročitajte opće upute o tabelama stavki.

Alatna traka na tabeli stavki

Tipke za ažuriranje tabele stavki, Unos, Izmjena, Brisanje, nalaze se u donjem lijevom kutu tabele stavki. Pritiskom na tipku Unos program otvara tabelu artikala iz koje birate artikal koji želite dodati u dokument.

Forma stavki

Odabirom tipke Unos program otvara tabelu artikala iz koje odabirete onu robu koju namjeravate dodati u dokument. Kada je jedan artikl odabran i selektiran pritiskom na tipku Izbor program otvara jednostavnu formu stavke koju je potrebno popuniti.

Općenite informacije i pojašnjenja pojedinih polja na formi stavaka potražite na dokumentu Forma stavki.
Kada je forma popunjena pritiskom na tipku OK ista se prihvaća i artikal se prenosi u tabelu stavki. Postupak ponavljate onoliko puta koliko imate stavki.

***Za unos jedne stavke koristite tipku Unos, za unos više istih stavaka koristite kopiranje označenih stavki, a za istovremeni višestruki unos različitih stavki koristite tipku Unos pa potom označavanje (označite stavke koje želite dodati u dokument) i tipku Izbor (otvara se forma s mogućnošću odabira količine)

Kada ste u tabelu stavki unijeli sve artikle dokument morate odobriti. Odobravanjem dokumenta, nakon informacije da će nastati novi neodobreni dokument, potrebno je odabrati koju klasu dokumenta želite kreirati (slika).

Ako u poslovanju koristite serijske ili lot brojeve, odabirom tipke Serijski/Lot otvara se forma za unos serijskog ili lot broja.

Ako želite mijenjati količine na unesenim stavkama dokumenta isto možete odraditi direktno na tabeli stavaka mijenjanjem žutog polja (dvoklik mišom ili pozicioniranjem na žuto polje + tipka Enter)

Padajući izbornici

Padajući izbornici nude niz opcija. Sve opcije su detaljno opisane na stranici Tabela stavki. Pročitajte malo više o tabelama i padajućim izbornicima. Podsjetite se bitnih elemenata unosa podatka, kretanja u programu, korištenju tastature tj. općenitih generalnih napomena.