Serijski i lot brojevi

Funkcionalnost 4D Wand-a očituje se i u bogatstvu podataka koji su dostupni u datom trenutku, posebno kada se govori o evidenciji i praćenju roba i usluga.
Trendovi u trgovini, unutarnja organizacija, kao i zakonske obaveze uvjetuju određenim tvrtkama striktno praćenje serijskih brojeva, lot brojeva ili datuma isteka valjanosti. Cilj je postići sljedivost kao sposobnost identificiranja neposrednog dobavljača i neposrednog primatelja robe ili dijela robe, a u slučaju serijskih brojeva, servisne/jamstvene odgovornosti za prodanu robu.
Sve navedeno omogućava 4D Wand kroz svoje module i upotrebom serijskih/lot brojeva.

Serijski brojevi

Namjena serijskih brojeva proistječe iz potrebe praćenja svakog komada određene robe pojedinačno i to kroz sve godine poslovanja. U praksi se serijski brojevi koriste parcijalno, na određenim robama, obično veće vrijednosti, kako bi se u slučaju garancijskih i servisnih radova mogla utvrditi povezanost kupca i vaše robe, neovisno o tome kada je roba kupljena.
Praćenje i evidencija serijskih brojeva moguća je kroz sve robne module 4D Wand-a uključujući i online POS blagajne (na offline POS blagajnama nije moguće voditi serijske brojeve). Sa serijskim/lot brojevima susreli smo se na formi roba kao i na formi pretraživanja po svim dokumentima (Ctrl+F3). Ako želite pratiti serijske brojeve na formi svakog artikla potrebno je uključiti oznaku kao na slici.

Princip vođenja serijskih brojeva pojednostavljeno izgleda:

Evidencija (unos) na dokumentu kojim zadužujemo robu (npr. Primka)

Evidencija (odabir) na dokumentu koji evidentira izlaz robe (npr. Otpremnica)

Unos serijskih brojeva

Unositi serijske brojeve možete na svim dokumentima u željenoj količini dakle, ne nužno količinu koja je upisana na stavci. No, ako želite uvjetovati korištenje serijskih brojeva na odabranim dokumentima (obavezan unos i provjera količine unesenih serijskih brojeva) u Parametri programa --> Podešavanje dokumenata --> Dokumenti, pozovite tipku na dnu forme - Setiranje klasa serijskih brojeva.

Na formi koja će se otvoriti možete odabrati pojedine (ili sve) klase dokumenata na kojima će biti obavezan unos serijskih brojeva. Ako ste uključili ovu opciju, i ako na samoj stavci dokumenta na kojem trenutno radite ne unesete dovoljan broj serijskih brojeva, 4D Wand će Vas kod odobravanja dokumenta porukom upozoriti na tu nedosljednost.

Primjer unosa serijskih brojeva na primci
Nakon što ste kreirali zaglavlje primke i nakon što ste unijeli stavku(e) odaberite tipku Serijski/lot (Ctrl+J).

Njenim aktiviranjem otvara se forma Serijski/lot brojevi stavke čija je namjena unos serijskih brojeva za odabranu stavku. Na prikazanoj formi i klikom na tipku Unos otvara se forma za upis serijskog broja (1.) a nakon upisa isti se prikazuje u tabeli serijskih brojeva (2.). Odnos unesenih količina automatski se prikazuje na informativnim poljima (3.).

Unos se vrši onoliko puta kolika je količina te stavke. Nakon završetka unosa svih stavki za koje želite pratiti serijske brojeve, primku je potrebno odobriti. Ako je sve prošlo kako treba dokument će se uredno odobriti, a ako ste nešto izostavili, pojavit će se (prethodno spomenuta) obavijest o tome.

Pregled unesenih serijskih brojeva po artiklima uvijek je moguć pozicioniranjem na određenu robu/artikal u tabeli artikala i pozivom padajućeg izbornika Pregled --> Serijski/lot brojevi artikala (Ctrl+J).
Kako bi se zadržala kontrola i svakom trenutku moglo ustanoviti tko je unio ili mijenjao podatke o određenom lot-u pozovite padajući izbornik Pregled --> Informacije o serijskom/lot broju ili sveprisutni CTRL+D.

Primjer "izlaza" serijskih brojeva na Otpremnici
Nakon kreiranja zaglavlja otpremnice i unosa stavke pozovite tipku Serijski/lot kako biste iz odabrane tabele prethodno unesenih serijskih brojeva (klik na strelicu prema dolje), odabrali one koje želite otpremiti. Izbor je potrebno ponoviti onoliko puta kolika je definirana količina na stavci.
Po završetku unosa, otpremnicu je potrebno odobriti. Ako je sve prošlo kako treba dokument će se uredno odobriti, a ako ste nešto izostavili, pojavit će se (kao na primjeru iz primke) obavijest o tome.

Navedene procedure za rada sa serijskim brojevima vrijede za sve robne dokumente. Dakle, sasvim je svejedno radite li Primku (PRI) ili npr. Zaduženje skladišta (ZAD) kao što je svejedno da li robu otpremate s Otpremnicom (OTP) ili je naprosto razdužujete sa skladišta dokumentom Razduženje (RAS).

*** Napomena: Unos, Izmjena i Brisanje serijskih brojeva na stavkama dokumenata, mogući su bez obzira na status dokumenta Odobren/Neodobren.

Lot brojevi (serije, šarže)

Za razliku od evidencije serijskih brojeva gdje vodimo evidenciju o svakom pojedinom komadu nekog artikla, neke djelatnosti primjenjuju vođenje evidencije o serijama pojedinih artikala, ne nužno, ali usko povezano s rokovima isteka upotrebe. U praktičnoj primjeni susrećemo različitu terminologiju pa neki pričaju o serijama, neki o lot brojevima a neki o šaržama.

Cilj je osigurati sljedivost koja je neizostavna, pa i zakonska obaveza, prvenstveno u proizvodnji i prometu prehrambenih proizvoda, farmaceutskoj industriji, itd. Sljedivost osigurava praćenje i transparentnost od nabave do potrošača kako bi se u datom trenutku uvijek mogao dobiti odgovor na pitanje "kome sam i kada prodao određenu količinu neke serije lot brojeva?" kao i "od koga sam i kada nabavio određenu količinu neke serije lot brojeva". Kako bi se osigurala vjerodostojnost unesenih podataka primjena serijskih/lot brojeva zahtjeva temeljitost i principijelnost u operativnom radu.

Ako želite pratiti lot-ove potrebno je na formi svakog artikla uključiti oznaku kao na slici:

Princip vođenja lot brojeva pojednostavljeno izgleda:

Evidencija (unos) na dokumentu kojim zadužujemo robu (npr. Primka)

Evidencija (odabir) na dokumentu koji evidentira izlaz robe (npr. Otpremnica)

Primjer unos lot brojeva na primci
Nakon što ste kreirali zaglavlje primke i nakon što ste unijeli stavku(e) odaberite tipku Serijski/lot (Ctrl+J). Njenim aktiviranjem otvara se forma Serijski/lot brojevi stavke čija je namjena unos serijskih brojeva za odabranu stavku. Na prikazanoj formi i klikom na tipku Unos otvara se forma za upis lot broja, roka trajanja i količine.

Potvrdnim odgovorom uneseni podaci se prikazuje u tabeli Serijski/lot brojevi stavke. Odnos unesenih količina automatski se prikazuje na informativnim poljima (2.). Ovisno o odabranom tabu (1.) Lot brojevi će biti složeni prema zadanom kriteriju:

Serijski/lot brojevi

Rok trajanja

Količina

Redoslijed unosa

Kod unosa serijskih brojeva treba biti dosljedan i pažljiv. 4D Wand pamti količinu koja je unesena na primci i traži istu količinu unesenih lot brojeva. Ako prekinete unos i izađete iz forme 4D wand će vas upozoriti porukom:

Ako svejedno nastavite i unesete nedovoljnu količinu lot-ova 4D Wand će vas upozoriti porukom i neće dopustiti odobravanje primke sve dok ne unesete ispravnu količinu

Isto tako, bilo kakva izmjena polja Rok trajanja na nekom lot broju rezultirat će porukom upozorenja:

Pregled unesenih lot brojeva po artiklima uvijek je moguć pozicioniranjem na određenu robu/artikal u tabeli artikala i pozivom padajućeg izbornika Pregled --> Serijski/lot brojevi artikala (Ctrl+J).
Kako bi se zadržala kontrola i svakom trenutku moglo ustanoviti tko je unio ili mijenjao podatke o određenom lot-u pozovite padajući izbornik Pregled --> Informacije o serijskom/lot broju ili sveprisutni CTRL+D.

Primjer "izlaza" lot brojeva na Otpremnici
Nakon kreiranja zaglavlja otpremnice i unosa stavke pozovite tipku Serijski/lot kako biste iz odabrane tabele prethodno unesenih lot brojeva odabrali one koje želite otpremiti. Nakon odabira željenog lot broja otvorit će se forma za unos količine.

*** Napomena: U cilju rješavanja starijih lot brojeva svakako koristite sortiranje tabele po Roku trajanja. Tako sortirana tabela na vrhu će uvijek prikazivati najstarije datume što će ubrzati odabir.

Izbor je potrebno ponoviti dok zbroj količina unesenih lot brojeva nije jednak količini na stavki. Po završetku unosa, otpremnicu je potrebno odobriti. Ako je sve prošlo kako treba dokument će se uredno odobriti, a ako ste izostavili ili zaboravili odabrati lot broj, pojavit će se obavijest da niste dovršili unos lot brojeva i da zbog toga dokument nije moguće odobriti.

Pretraživanje serijskih brojeva i ispisi ...
 Jedinstvenim principom pretraživanja omogućeno je pronalaženje cijelog serijskog broja/lot-a ili dijela serijskog broja/lot-a na svim dokumentima u 4D Wand-u gdje je traženi serijski broj/lot korišten, neovisno o tome u kojoj je godini isti korišten.

Princip je jednostavan. S bilo koje tabele dokumenata pozovete padajući izbornik Pregled --> Pretraživanje po svim dokumentima Ctrl+F3 i na formi koja će se otvoriti označite Pretraživanje baze serijskih/lot brojeva a ako želite pretražiti po dijelu serijskog broja označite i Pretraživanje dijela serijskog/lot broja. Upišete tekst koji želite pronaći (u primjeru 12345) i kliknete na tipku Pronađi.

U donjem dijelu tabele prikazat će se svi dokumenti i stavke gdje je traženi serijski broj/lot korišten. Dobivene rezultate može ispisati (primjer na slici) po različitim kriterijima i sortovima...

...a možete ispisati stanje ili promet određenog lot-a.

Naravno pomoću tipke Izbor možete "skočiti" na pronađeni dokument (ako je iz aktivne poslovne godine).


*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute.