Popis početnog stanja

Popis početnog stanja (PPS)

Obično je Popis početnog stanja (PPS) prvi dokument koji se unosi nakon instalacije 4D Wand-a. Njime se na stanje stavlja sva roba koja se zatekla na skladištu u trenutku početka operativnog korištenja 4D Wand-a. Odobravanjem on postaje izvorište za sve robne kartice. Nakon toga prvog unosa, za ulaz robe na skladišta koriste se druge klase dokumenata npr. primke, zaduženja i sl.
Ovisno o odabranom načinu vođenja skladišta dokument je moguće pozvati:

•Veleprodaja (NC) --> Skladište --> Popis početnog stanja

•Veleprodaja (VC) --> Skladište --> Popis početnog stanja

•Maloprodaja --> Skladište --> Popis početnog stanja

Dokument Popis početnog stanja u redovnom radu nastaje i kao posljedica prijenosa robno materijalnog knjigovodstva između godina, bilo da se radi o prijenosu vlastite robe, robe izdane na komisiju, kao i robe izdane na revers. Prijenosom iz prethodne godine za svako skladište kreira se jedan dokument Popis početnog stanja, čime on postaje izvorišna točka za sve robne kartice.

Ako se radi o prvom unosu dokumenta Popis početnog stanja, koje je u stvari završno stanje u nekom drugom poslovnom rješenju, dokument tj. njegove stavke moguće je unaprijed pripremiti u Excelu i importirati tako pripremljene stavke. Detaljno pojašnjenje potražite na ovoj poveznici.

Tabela dokumenata

Prije početka rada u tabeli dokumenata pročitajte opće upute o tabelama kao i o tabelama dokumenata.
Tabela dokumenata Popis početnog stanja (PPS) pruža obuhvatan i temeljit pregled kreiranih dokumenata s istaknutim kolonama koje su bitne za tu vrstu dokumenata (Redni broj, Datum, Skladište, Opis, Iznos, Status, F (oznaka da li je knjižen u financijsko knjigovodstvo), š (šablon za automatsko knjiženje) i Nalog/Stavka. Kolone je moguće pomjerati i mijenjati njihov prikaz.

Alatna traka

Na alatnoj traci nalaze se ikone koje se najčešće koriste i time osiguravaju brz pristup traženoj informaciji ili željenoj operaciji. Pored lokatora , polja koje služi za brzo pronalaženje sloga u bazi podataka, nalazi se standardne ikone za označavanje i prikaz označenih slogova.

Opis i funkciju ostalih ikona možete pronaći na ovoj poveznici.

Tipke za ažuriranje, Unos, Izmjena, Brisanje, se nalaze u donjem lijevom kutu tabele dokumenata. Pritiskom na tipku Unos program otvara formu dokumenta koju je potrebno popuniti.

Padajući izbornici

Pročitajte malo više o tabelama i padajućim izbornicima. Podsjetite se bitnih elemenata unosa podatka, kretanja u programu, korištenju tastature tj. općenitih generalnih napomena.

Dokument - osim standardnih opcija Unos, Izmjena, Brisanje ovdje možete pronaći standardne opcije koje su svojstvene skoro svim tabelama dokumenata. Detaljno pojašnjenje izbornih linija u padajućem izborniku Dokument potražite na linku.

Označavanje - nudi sve mogućnosti kao i ikone koje su namijenjene za to. Detaljno pojašnjenje za označavanje kao i opciju Višestruko označavanje potražite na ovom linku.

Pregled - je istovjetan na svim tabelama dokumenata što ne znači da sa svake tabele ima smisla pozivati neke od opcija. Naime, neke klase dokumenata nemaju određene elemente, ili ne služe određenoj svrsi, pa se njihovim pozivanjem neće dogoditi nikakva akcija. Npr. na tabeli ponuda pozivanje pregleda dokumenata neuključenih u porezni obračun. Više o izbornim linijama u padajućem izborniku Pregled potražite na linku.

Obrade - nudi procese koji se mogu obaviti nad trenutno osvijetljenim dokumentom:

•Kreiranje otpremnice - koristi se za situacije kada na jednostavan način želite otpremiti svu robu s početnog stanja.

•Kreiranje izdatnice na komisiju - koristi se za situacije kada na jednostavan način želite svu robu s početnog stanja izdati na komisiju.

•Prijenos cijena u plansku kalkulaciju - proces koji se koristi da se već upisane planske prodajne cijene na stavkama prepišu u planski cjenik (Registri --> Planska kalkulacija cijena za robe )

•Kopiranje popisa početnog stanja

•Brisanje popisa početnog stanja

•Export popisa početnog stanja u transportnu datoteku

•Import popisa početnog stanja iz transportne datoteke

Ispisi - nude sljedeće izvještaje koji se mogu štampati:

•Popis početnog stanja

•Kalkulacija po popisu početnog stanja

•Kalkulacija po popisu početnog stanja s planskim cijenama

•Lista popisa početnog stanja

•Promet artikala po početnim stanjima

Forma dokumenata

Odabirom tipke Unos otvara se forma zaglavlja dokumenta Popis početnog stanja koja se sastoji od sljedećih polja (nije obavezan unos svih polja):

Broj dokumenta: U ovo polje unosite broj dokumenta. Program automatski popunjava ovo polje sljedećim u rastućem nizu. Broj nije fiksan i može se mijenjati.
Skladište: Ovo polje se automatski popunjava skladištem koje je odabrano kao radno skladište. Ako ga želite izmijeniti sa strelicom prema dolje pozovite registar skladišta i tipkom Izbor odaberite željeno. Vodite računa da odabir skladišta ovisi o modulu u kojem trenutno radite, što npr. znači da kada se nalazite u modulu Veleprodaja nije moguće unijeti dokument za maloprodajno skladište.
Datum unosa: Polje se automatski popunjava trenutnim datumom. Polje nije fiksno i može se mijenjati.
Opis: U ovo polje upisujete neki opis koji je vezan za popis početnog stanja. Ako se radi o prijenosu iz prošle godine polje će automatski biti popunjeno tekstom koji pojašnjava razlog nastanka dokumenta (npr. Prijenos iz prethodne godine, Revers za 12345 4Th Dimension d.o.o., Komisija 12345 4Th Dimension d.o.o.)
Konto, Mjesto troška i Dimenzije: su polja koja se popunjavaju prema potrebi, u skladu s unutarnjom organizacijom poslovanja tvrtke, prvenstveno s ciljem detaljnijeg izvještavanja i knjiženja.
Kada je forma popunjena pritiskom na tipku OK program prihvaća unesene podatke u formu i zaglavlje popisa početnog stanja se prenosi u tabelu dokumenata. Sljedeći korak je unos stavka u otvoreni dokument Popis početnog stanja i to odabirom tipke Stavke koja se nalazi u donjem dijelu tabele dokumenata.

Tabela stavki

Nakon kreiranja zaglavlja u dokument Popis početnog stanja (PPS) potrebno je unijeti stavke. Stavke možete dodavati, mijenjati i brisati sve dok se dokument ne odobri. Sama tabela stavki i raspored prikazanih kolona nema nekih posebnosti pa prije početka rada u tabeli stavki pročitajte opće upute o tabelama stavki.

Alatna traka na tabeli stavki

Na alatnoj traci nalaze se ikone koje se najčešće koriste i time osiguravaju brz pristup traženoj informaciji ili željenoj operaciji. Pored lokatora, polja koje služi za brzo pronalaženje sloga u bazi podataka, nalazi se standardne ikone za označavanje i prikaz označenih slogova. Ovisno o statusu dokumenta (odobren/neodobren) neke ikone mogu i nestati (npr. pomjeranje stavki ).

Tipke za ažuriranje tabele stavki, Unos, Izmjena, Brisanje, nalaze se u donjem lijevom kutu tabele stavki. Pritiskom na tipku Unos program otvara tabelu artikala iz koje birate artikal koji želite dodati u dokument.

Forma stavki

Odabirom tipke Unos robe program otvara tabelu roba iz koje odabirete onu robu koju namjeravate dodati u dokument. Kada je jedan artikl odabran i selektiran pritiskom na tipku Izbor program otvara formu stavke koju je potrebno popuniti. Napominjemo da forme nisu iste za maloprodajna i veleprodajna skladišta

Forma stavke popisa početnog stanja za veleprodajna skladišta

Polja koja se mogu popuniti (bijela polja) ili su automatski popunjena (siva polja) su:
Redni broj stavke: U ovo polje se automatski upisuje redni broj stavke. Program dodjeljuje prvi veći broj u rastućem nizu. Polje nije fiksno i može se mijenjati.
Šifra artikla: u prvom polju se prikazuje šifra artikla. U drugom polju se prikazuje kataloški broj artikla
Naziv artikla: prikazan je naziv artikla.
Količina: U ovo polje upisujete količinu artikla koju želite dodati na početno stanje.
Nabavna cijena: U ovo polje upisujete nabavnu cijenu artikla. Upisujete jediničnu cijenu pa program izračunava cijenu za ukupnu količinu, ili upisujete cijenu za ukupnu količinu, a program izračunava jediničnu cijenu.
Planska nabavna cijena: (polja su siva i ne mogu se direktno mijenjati) prikazuje plansku nabavnu cijenu tj. cijenu koja je nastala kao posljedica procesa simulacije u planskom cjeniku. Dakle, ne radi se o prvoj nabavnoj cijeni na osnovu koje se izračunavaju ostali bitni elementi (npr. marža) već o simulaciji u nekom trenutku. Ponekad je taj podatak izrazito čudan i nerealan. Naime, u nekom trenutku u planskom cjeniku bio je unesen samo jedan podatak pa zbog nedostatka elemenata za izračun program odradi nerealan izračun na osnovu tih ograničenih podataka. Još jednom napominjemo da se informacija odnosi na plansku nabavnu cijenu dakle ne na pravu, realnu nabavnu cijenu na skladištu.
Planska prodajna cijena: ako se radi o nabavnom skladištu tj. skladištu koje se vodi po prosječnim nabavnim cijenama, u ovo polje se upisuje podatak o željenoj prodajnoj cijeni. Ta cijena će se uvijek pojavljivati kao ponuđena cijena na dokumentima. Naravno, na samom dokumentu moguće je istu izmijeniti, dodati rabat, povećati i sl. Više o planskom cjeniku tj. kalkulaciji cijena za robe možete pronaći na ovoj poveznici.

Na formi stavke popisa početnog stanja za maloprodaju tu su još i polja:
Marža: U ovo polje upisujete maržu za jedan komad pa program izračunava koliko je to za ukupnu količinu ili obrnuto.
Veleprodajna cijena: U ovo polje upisujete veleprodajnu cijenu. Ako ste upisali nabavnu cijenu i maržu ovo polje će automatski biti popunjeno. Ako upišete veleprodajnu cijenu samo za jedan komad ili samo za količinu program izračunava na osnovu nabavne cijene maržu.
Posebni porez (trošarina): Polje je sivo a popunjava se iz baze ako je na artiklu upisana trošarina.
Porez na DV: popunjava se automatski na osnovu porezne tarife za odabranu robu/artikal.
Povratna naknada: Polje je sivo a popunjava se iz baze ako je na artiklu odabrana povratna naknada.
Pos.(eban) por.(ez) na mot.(orna) vozila: Polje je sivo a popunjava se iz baze ako je na vozilu obračunat poseban porez na motorna vozila.
Maloprodajna cijena: upisuje se konačna maloprodajna cijena za kupca. Svaka prodaja različita od upisane cijene generirat će dokument nivelacije.

Kada je forma popunjena pritiskom na tipku OK podaci uneseni u nju se prihvaćaju i artikal se prenosi u tabelu stavki. Logično, postupak unosa ponavljate onoliko puta koliko artikala imate.

***Za unos jedne stavke koristite tipku Unos, za unos više istih stavaka koristite kopiranje označenih stavki, a za istovremeni višestruki unos različitih stavki koristite tipku Unos pa potom označavanje i tipku Izbor (otvara se forma s mogućnošću odabira količine )

Forma stavke popisa početnog stanja za maloprodajna skladišta

Pošto su svi artikli uneseni, da bi količine bile spremljene (i vidljive) na tabeli artikala, dokument je potrebno odobriti. Pogledajte odobravanje dokumenata u tabeli dokumenata.

Padajući izbornici

Padajući izbornici nude cijeli niz opcija. Sve opcije su detaljno opisane na stranici Tabela stavki. Pročitajte malo više o tabelama i padajućim izbornicima. Podsjetite se bitnih elemenata unosa podatka, kretanja u programu, korištenju tastature tj. općenitih generalnih napomena.

U padajućem izborniku Ispis nalaze se sljedeći izvještaji koji se mogu štampati za stavke dokumenta Popis početnog stanja:

•Popis početnog stanja

•Kalkulacija po popisu početnog stanja

•Lista popisa početnog stanja

•Naljepnice