Adresar osoba

 Ikona za poziv adresara osoba (Imenik)

Pozivom ikone otvara se forma Adresar osoba na kojoj je moguće pregledavati, locirati i uređivati podatke o svim osobama unesenim u sustav, kao i njihove brojeve telefona. Sama forma u obliku jedinstvene tabele podijeljena je na dvije zasebne, međusobno interaktivne tabele.
U središnjem dijelu smještena je tabela osoba sa svim svojim najznačajnijim elementima. Donji dio forme zauzima tabela telefona u koju se unose telefoni za osobu koja je trenutno selektirana. Pomjeranje linije za označavanje na tabeli osoba automatski ažurira i donju tabelu telefona. Obje tabele imaju svoj set tipki Unos, Izmjena i Brisanje.
Tabela Adresar osoba na svom vrhu sadrži i tabove (Prezimena, Imena, Nadimci, Zanimanja, Komitent) koji omogućavaju brz prikaz, sortiranje i pretraživanje tabele prema odabranom tabu (*** Odabirom taba Komitent dodatno se otvara mogućnost izbora komitenta kako bi se odabrao drugi komitent i prikazale sve osobe koje su unesene za njega. U praktičnoj primjeni, time je osigurana mogućnost slanja e-maila svim osobama zaposlenim u odabranom komitentu (Ctrl+A --> Ctrl+Alt+M))
Za sve akcije na formi potrebno je koristiti dostupne tipke, ikone ili padajuće izbornike. Ikone su prečaci do padajućih izbornika i ubrzavaju operativan rad. Za odabir određenog padajućeg izbornika moguće je koristiti i slovne prečace u kombinaciji s tipkom Alt na tastaturi, a koji su naznačeni podvučenim slovom.
Na alatnoj traci nalaze se ikone koje se najčešće koriste i time osiguravaju brz pristup traženoj informaciji ili željenoj operaciji. Pored lokatora, polja koje služi za brzo pronalaženje sloga u bazi podataka, nalazi se standardne ikone za označavanje i prikaz označenih slogova.

Na formi Adresar komitenata dostupni su sljedeći padajući izbornici:

oOsobe

▪Unos nove osobe - kao i tipka s forme, otvara formu za unos nove osobe. Više o otvaranju i formama osoba pročitajte na stranici Forma osobe

▪Izmjena osvijetljene osobe - kao i tipka s forme, otvara formu osobe na kojoj ste trenutno pozicionirani kako bi ste mogli unijeti ili izmijeniti neki od podataka

▪Brisanje osvijetljene osobe - kao i tipka s forme, omogućava brisanje osobe. Brisati je moguće samo one osobe koje na sebi nemaju zakačen niti jedan telefon. Isto tako nije moguće obrisati osobu koja je zakačena za bilo koji dokument kao adresant.

▪Stavljanje osoba van uporabe - pozivanjem izbornika osoba koja je trenutno osvijetljena, ili sve osobe koje ste označili, bit će prebačene van uporabe i više se neće prikazivati na osnovnoj tabeli osoba.

▪Vraćanje osoba u uporabu - pozivanjem izbornika osoba koja je trenutno osvijetljena, ili sve osobe koje ste označili, bit će vraćene u uporabu i prikazivati će se na osnovnoj tabeli osoba.

▪Export trenutačno prikazanih podataka u MS Excel - omogućava prebacivanje tabele osoba s prikazanim kolonama jednim klikom miša u MS Excel

▪Resetiranje formata tabele - proces se poziva ako želite postavke kolona (prikaz i njihovu širinu) vratiti na početne vrijednosti. Više o kolonama i njihovu podešavanju pročitajte u članku Podešavanje kolona.

oOznačavanje

▪Standardni izbornici za označavanje i prikaz

▪Višestruko označavanje komitenata - koristi se kada želite saznati ili filtrirati partnere po datumskom unosu u bazu. Npr, kada tražite odgovor na pitanje tko su partneri uneseni u 4D Wand od 01.01.20xx. do 30.06.20xx. godine

oPregled

▪Pretraživanje (F3) - otvara formu za pretraživanje komitenata i osoba. Više o pretraživanju pročitajte u članku Pretraživanje komitenata, artikala, napomena .

▪Popunjavanje napomena - napomena osobe unosi se na samoj formi osobe. Ponekad je potrebno upisati istu napomenu, ili bilo kakav tekst napomene, u više osoba. Tada se poziva proces Popunjavanje napomena koji otvara formu koja će upisani tekst tj. dodatak napomene upisati na sve označene osobe.

▪Prikaži napomene - odabirom opcije otvara se forma na kojoj je prikazana napomena trenutno osvijetljenog osobe kao i tvrtke za koju je ta osoba vezana.

▪Pretraživanje osobe u bazi podataka kroz godine - pozivom ove izborne linije možete pronaći i ispisati gdje su se sve podaci osvijetljene osobe koristili u 4D Wand-u. Dobivene podatke možete ispisati u Wordu ili Excelu na traženje fizičkih osoba (GDPR).

▪Datoteke s diska vezane na osobu (Ctrl+O) - za svaku osobu moguće je vezati neki dokument ili datoteku s diska (e-mail, sliku, film...) i jednostavnim pritiskom na F4 pregledati datoteku. Detaljno pojašnjenje rada s dokumentima pročitajte u članku Skeniranje, kreiranje i povezivanje vanjskih datoteka s 4D Wand-om. Pozivanjem izborne linije otvara se tabela s popisom datoteka/dokumenata za osvijetljenu osobu.

▪Pregled skeniranog dokumenta (F4) - Jednostavnim pritiskom na funkcijsku tipku F4 otvara se forma s datotekama zakačenim za osvijetljeno osobu a ponovnim pritiskom na F4 otvara se datoteka tj. dokument na kojem se trenutno nalazite.

▪Informacije o osobi (Ctrl+D) - ovu opciju koristite kada želite odgovor na pitanje tko je kreirao osobu koja je trenutno osvijetljena i tko je posljednji nešto mijenjao na toj osobi.

▪Rođendani - pozivom ove izborne linije dobiti ćete sve rođendane koje slijede u narednom mjesecu. Detalje o pretraživanju rođendana potražite u članku Rođendani.

oAkcije

▪Pošalji e-mail osobi - kao i slanje e-mail poruke komitentu, slanje e-maila osobi je također jednostavno. Dovoljno se pozicionirati na željenu osobu i pozvati padajući izbornik Akcije --> Pošali e-mail osobi. Isti efekt se postiže pozivom ikone iz statusne trake. Preduvjet za obje operacije je popunjeno polje e-mail adrese na formi osobe. Pozivom jedne od dvije ponuđene opcije otvara se forma e-maila s popunjenim poljem To. Ako označite više osoba i pozovete ikonu ili izbornu liniju, otvorit će se 4D Wand forma u koju ćete moći upisati tekst i/ili zakačiti privitak koji će dobiti primatelji.

▪Otvori Google Map na adresi osobe - jedna izuzetno korisna akcija koja se poziva odabirom iz padajućeg izbornika ili odabirom ikone na statusnoj traci. Njenim pozivom starta se internet preglednik koji koristite, poziva Google Map koji se automatski pozicionira na adresi osobe na kojoj se trenutno nalazite.

oIspisi

▪Ispis omotnice na kućnu adresu - pozivom izborne linije ili ikone s alatne trake, otvara se forma omotnice s popunjenom adresom za odabranu osobu. Prije ispisa svakako je potrebno posetirati ispis omotnica a kućna adresa mora biti unesena na formi osobe. Više o tome potražite na ovom linku. Na vrhu forme nalazi se i padajući izbornik Kuverta koji omogućava izbor printera. Isto tako, na formi je moguće odabrati hoće li se na omotnici ispisati logo tvrtke ili uneseni tekst.

▪Ispis omotnice na komitenta - pozivom izborne linije ili ikone s alatne trake, otvara se forma omotnice s popunjenim podacima za odabranu tvrtku i navedenim imenom osobe koja je u tom trenutku označena. Prije ispisa svakako je potrebno posetirati ispis omotnica. Više o tome potražite na ovom linku. Na vrhu forme nalazi se i padajući izbornik Kuverta koji omogućava izbor printera. Isto tako, na formi je moguće odabrati hoće li se na omotnici ispisati logo tvrtke ili podaci tvrtke pošiljatelja te odabrati nekoliko veličina same omotnice.

▪Lista imena - pozivom ove izborne linije moguće je ispisati adresar osoba po prezimenima, po imenima ili po komitentima. Ovisno o odabranom parametru osobe na ispisu će biti sortirane po odabranom kriteriju. Ispis radi i na označenim osobama pa se može kombinirati s pretraživanjem i označavanjem kako bi ste na ekranu dobili tražene osobe.

▪Lista Operatera - pozivom ove izborne linije ispisat će se imena svih operatera u 4D Wand-u s pripadajućim OIB-ima i oznakama operatera.

▪Podaci o osobi - pozivom ove izborne linije ispisat će svi podaci kojima raspolažete za trenutno osvijetljenu osobu. Osim podataka osobe, bit će ispisani i podaci tvrtke u koju je osoba unesena.

▪Naljepnice - Pozivom izborne linije otvara se forma koja omogućava odabir naljepnice koju želite printati (polje Naziv naljepnice:). Ujedno se nudi mogućnost određivanja količine naljepnica koje želite printati (polje Broj naljepnica:) kao i broj početne naljepnice od koje želite krenuti printati (npr. printate na listu papira na kojem ste već potrošili 12 naljepnica pa ćete u polje upisati broj 12 kako bi program preskočio prvih 12 naljepnica i počeo printati od 13-e naljepnice. Više o naljepnicama pročitajte u članku Izvještaji i Podešavanje naljepnica

 

oExport/Import (razni)

Izmjena aktivnih tabela vrši se tipkom Tab (ili Ctrl+Tab za korak unatrag) na tipkovnici ili klikom miša na željenu poziciju. Za ažuriranje podataka koristi se kombinacija tipki Alt + podvučeno slovo.