|
GDJE SE SPREMAJU I KAKO SE ČUVAJU eRAČUNI I OSTALE BITNE DATOTEKE Svjedoci smo da korisnici uobičajeno ne razmišljaju, ne razumiju, ne žele se opterećivati… direktorijima gdje arhiviraju pojedine, nekada vrlo važne, nekada manje važne, datoteke. To nikako nije dobro jer radi se o "higijeni" računala i diskovnog prostora kojeg računalo/server posjeduje. Dobra organizacija direktorija i snimanja datoteka krucijalna je za uštedu vremena, a pomaže da svi u uredu, u svakom trenutku, znaju sve što treba. S obzirom da smo svjedoci i da naši korisnici nemaju ideju gdje im se nalaze eRačuni, a za isto će pitati eventualni porezni nadzor, odlučili smo se napisati ovaj 4D Wand Info. Nekoliko riječi o direktorijima s konkretnim lokacijama gdje se nalaze i definiraju U 4D Wandu postoji dosta parametara programa u kojima možete upisati željene direktorije. Odmah na početku da jasno napišemo – nije mudro eksterne datoteke snimati na disk W na kojem se nalazi instalacija 4D Wanda. Mudrije je organizirati poseban disk. Može biti disk koji je zaseban, a može biti i disk koji je u biti podskup jednog istog diska (tzv. substitute disk). Što je najbolje za vas provjerite s vašim administratorima. Nemojte pitati nas što ćete i kako ćete, mi ne poznajemo arhitekturu i kapacitet vašeg sustava. Sve što savjetujemo, savjetujemo na osnovu našeg bogatog iskustva. Ako vaši administratori smatraju da je mudrije nešto drugo, mi to cijenimo i nećemo se miješati u njihov posao. Parametri programa --> Globalni parametri: •Direktorij za export i import stavki dokumenata,
•Backup folder za importirane datoteke - Ako je upisan i označeno da se datoteka briše iz import direktorija, a radi se import dokumenata, stavki i serijskih brojeva, tada se datoteke DOK-,STA-,SER- nakon importa kopira u backup direktorij i obriše iz direktorija u kojem je bila:
Parametri programa --> Podešavanje dokumenata: Backup direktorij za importirane datoteke - Ako je upisan direktorij i označeno da se datoteka briše iz import direktorija, a radi se import stavki iz txt ili serijskih brojeva iz txt, ili import stavki sredstva plaćanja iz txt, tada se datoteka nakon importa kopira u backup direktorij i obriše iz direktorija u kojem je bila odabrana za import.
Parametri programa --> Preglednik, virmani i fontovi: •Direktorij za arhiviranje dokumenata (Ctrl + O) + Novi dok (1), •Direktorij za arhiviranje dokumenata (Ctrl + O) + Unos (1), •Direktorij za arhiviranje dokumenata (Ctrl + O) + Novi scan (2)
•Folderi za export XML izlaznih računa i import XML ulaznih računa
Parametri programa --> Podešavanje eRačuna: Folder u kojem se arhiviraju XML eRačuni (ulazni i izlazni)
Nakon uspješnog slanja ili zaprimanja eRačuna isti se kopira u direktorij koji se automatski kreira na ovoj lokaciji, odvojeno za svakog komitenta (kupca/dobavljača) ponaosob. Ovo je u stvari arhiva koju svi vi, naši korisnici, imate automatski kroz 4D Wand ako imate ugovor s mer-om (naime, mer je to omogućio još davne 2014. godine). Ali to nije sve, kada računovodstveni servis importira eRačun, XML datoteka se kopira u ovaj folder i dokumenti su uvijek dostupni za pregled. U praksi to znači da računovodstveni servis automatski ima arhivu računa svojih korisnika. Ali, treba biti svjestan da isto nije obaveza računovodstvenog servisa, te ako računovodstveni servis isto izgubi na neki način, porezni obveznik se ne može nadati da će eArhivu ishoditi od računovodstvenog servisa. Ako slučajno bude dostupna eArhiva kod računovodstvenog servisa, "hip-hip-hura!!!". Ali, ako ne bude… nikom ništa. T:\4D\ je samo naš primjer s posebnim T diskom za arhivu. O arhivi eRačuna napisali smo poseban 4D Wand Info Br.616 pa ga pažljivo pročitajte i primjenite na svojoj instalaciji, u skladu s tehničkim i hardverskim mogućnostima. Direktorij za ručni eksport putem opcije „Eksport računa u XML prema Fiskalizaciji 2-0“ (Eksport se koristi za kreiranje xml. datoteke za korisnike koji ne koriste mer (Moj eRačun) već druge informacijske posrednike.
Sigurno će se korisnici pitati zašto se ne koristi ispod opisana opcija za slanje XML dokumenata računovodstvenim servisima? Ova opcija je isključivo namijenjena korisnicima 4D Wanda koji nemaju ugovor s mer-om kako bi mogli spremiti eRačune na disk i eksportirano poslati željenom informacijskom posredniku. Opcija eksportira dokumente samo jedne knjige IRA, a ne svih knjiga, radi isključivo nad označenim dokumentima, a ne po periodu. Dodatno, proces eksporta upisuje u 4D Wand oznaku da je dokument eksportiran za Fiskalizaciju 2.0, što u slučaju eksporta za računovodstveni servis nema smisla. Zbog navedenog postoje dvije opcije koje smo detaljno pojasnili baš za knjigovodstvene servise i njihove partnere u 4D Wand Info Br.646. Važno je napomenuti da lokacija gdje će se eksportirati XML datoteke direktno zavise od onoga što ste napisali u parametrima svakog informacijskog posrednika (Registri --> Registar informacijskih posrednika) ponaosob (podfolder za eksport), čime će preglednost i manipulacija s datotekama drugim informacijskim posrednicima biti neusporedivo lakša i jednostavnija:
Dakle, ako ste za lokaciju eksporta izabrali disk T: (kao na dvije slike iznad), na primjer, i na disku T: definirali poddirektorij "4D", na primjer, tada će za informacijskog posrednika direktorij biti T:\4D\PostLink. Alati --> Export XML dokumenata knjigovodstvu: Direktorij za export XML dokumenata prema knjigovodstvu (ulazni i izlazni).
U „Folder za eksport XML datoteka knjigovodstvu:“ se snimaju svi XML dokumenti koje treba poslati računovodstvenom servisu. Te datoteke nije potrebno čuvati te se mogu obrisati nakon uspješnog slanja. Certifikat za Fiskalizaciju 1.0 i certifikat za eIzvještavanje Podaci o korisniku – dvoklik na ime firme ispod Struktura poduzeća – kartica Fiskalizacija
Export foldera za JOPPD obrasca (Plaće – padajući izbornik Registri --> Opcije za organizacijsku jedinicu – kartica JOPPD):
NAPOMENA: Naravno, treba znati, treba biti jasno, posebno obratite pažnju…: •4D ne posjeduje jedan jedini podatak bilo kojeg našeg korisnika! Dakle, mi ne možemo arhivirati vaše datoteke, instalacije, podatke… Pisali smo o ovome više puta u 4D Wand Infoima; •briga o podacima je dužnost isključivo i jedino svakog korisnika ponaosob; •sukladno prethodno napisanom niti eArhiva nije naš posao već isključivo posao svakog poreznog obveznika ponaosob. Dakle, obaveza vas korisnika; •također, nije obaveza računovodstvenog servisa da vodi računa o vašoj eArhivi, osim ako ste drugačije ugovorili; •nije obaveza niti informacijskog posrednika da vodi računa o vašoj eArhivi, osim ako ste drugačije ugovorili; •između ostalog, na vama je da organizirate brinete o rezervnim kopijama vaših ulazno-izlaznih eRačuna (kao i svega ostalog); •ako disk na kojem se nalaze eRačuni prestane raditi, na žalost, ostati ćete bez bilo kojeg eRačuna; •čak i da se desi crni scenarij iz prethodnog paragrafa, ne bi trebao biti smak svijeta. Možete potraživati eRačune od vaših kupaca i dobavljača (pod uvjetom da ih imaju, a zakonski ih trebaju imati). Ali, to je Sizifov posao. Sigurni smo da se taj posao neće svidjeti bilo kome, kako vama, tako i vašim kupcima/dobavljačima; •jednostavnije je moliti vašeg informacijskog posrednika da vam isporuče arhivu vaših eRačuna. Ali, to košta i vjerojatno ne košta malo. Sve u svemu, najbezbolnije da vodite jako dobro računa o vlastitim rezervnim kopijama. Na primjer, naša tvrtka – posjedujemo sve eRačune od 01.05.2014. Jednim pritiskom na tipku, otvori nam se željeni eRačun (F4)! Ali, te eRačune snimamo kao rezervne kopije na 5 različitih lokacija svaku noć. I svako jutro provjeravamo svih 5 lokacija. I svako jutro mijenjamo diskove svih 5 lokacija. Mi smo izabrali 5 lokacija. Možda je to previše (mada nikad nije previše). Vaša tvrtka može "smanjiti ribu", ali svejedno treba biti jako, jako dobro organizirano, sigurno, robusno, mudro osmišljeno. Znate onu staru kinesku? Postoje korisnici koji su izgubili podatke, te postoje korisnici koji će izgubiti podatke. Nema trećih… Na vama je izbor… Izuzetno detaljno, s konkretnim primjerom naše organizacije snimanja i kontroliranja rezervnih kopija (backupa), pisali smo u 4D Wand infou Br. 495 Napominjemo da ovo vrijeme intenzivnih zakonskih promjena i učestalog objavljivanja novosti, može dovesti do toga da neke informacije, tekstovi, slike, naputci…, zbog dinamike izmjena, mogu biti zastarjele i drugačije predstavljene. Jednostavno, reagiramo odmah i prilagođavamo se u hodu, prvenstveno vođeni novim saznanjima i činjenicama.
|
