GDPR
II dio (sugestija korisnika)

Dobro je da smo poslali 4D Wand Info o GDPR-u jer smo od korisnika dobili sljedeći vrlo vrijedan upit, citiramo:

"... Vezano na vaš dopis o GDPR.

U Wandu se kod obračuna plaća radnici otvaraju preko adresara u kojem je sve vidljivo svima koji se služe Wandom, a netko od radnika ne želi da mu se vidi npr. OIB, adresa, kako ćemo to riješiti?..."

S obzirom na to da nismo razmišljali o GDPR-u (jer isto ranije nije bilo toliko aktualno) na obukama smo uobičajeno učili korisnike da u Adresaru osoba upišu sve poznate i potrebne podatke za obračun plaća (ime i prezime osobe, OIB, adresu stanovanja, e-Mail adresu itd.), a onda odu u modul Plaće i tamo kreiraju radnike koji su u preko Adresara povezani s osobom i pri čemu se podaci s osobe kopiraju na podatke o radniku. U biti, isto se od sada može i po novom treba raditi samo u plaćama (radi GDPR-a kako osobe koje koriste Adresar ne bi vidjeli nečije osobne podatke – OIB, adresu stanovanja itd). Naravno, podaci u Plaćama se ne smiju nikako brisati jer se isti sukladno čl.10 st. 2 t.1 Zakonu o računovodstvu (NN 78/15) moraju čuvati trajno. Mi smo onemogućili sinkronizaciju s Adresarom koja je do iznad navedene verzije (V.18.03.26.1) bila prisutna.
Dakle, da ne bude zabune ubuduće, ako ne želite da se osobni podaci vide u Adresaru, a isti su neophodni zbog plaća ili autorskih honorara, isto treba kreirati i ažurirati u odgovarajućim modulima, tj. u modulu Plaća ili modulu Autorskih honorara.
Postavlja se pitanje što s već upisanim i sinkroniziranim podacima? Jedno pitanje, a tisuću problema. Naime, neke osobe moraju imati upisan OIB, po prirodi posla i Zakona (npr. Zakon o fiskalizaciji). Dakle, ne možemo napraviti proces da se relevantni podaci izbrišu na svakoj fizičkoj osobi...
Zato na smo kraju u aktualnoj verziji programa napravili sljedeće:

•Izbacili smo sinkronizaciju između Adresara i Plaća – isto znači da se upisani osobni podaci na radnicima u modulu Plaća i Autorskih honorara (OIB, adresa itd...) neće automatski prepisivati iz Adresara osoba što je do sada bio slučaj, nego će se osobni podaci unositi isključivo u modul Plaća (naravno osim ako nemate privolu osobe da njene podatke smijete unositi i u Adresar).

•Omogućili smo da bilo koji korisnik može obrisati sve podatke u Adresaru, osim imena i prezimena. Kako bi olakšali pretraživanje osoba koje na sebi imaju upisan OIB, adresu stanovanja ili bilo koji drugi osjetljivi osobni podatak, učinite sljedeće:

ootiđite na tabelu osoba u Adresaru;

opozovite tipku F3 na tipkovnici;

okliknite Dinamički izraz i iz padajućeg izbornika odaberite jedan od ponuđenih dinamičkih izraza po kojima želite odraditi pretragu nekog osobnog podatka s osobe (OIB-a, JMBG-a, adrese, e-Mail-a itd...)

o

oU programu je ponuđeno trinaeste dinamičkih izraza pomoću kojih je moguće filtrirati pojedine podatke (OIB, JMBG, adresu stanovanja itd.):

oKada ste odabrali što želite filtrirati pritisnite tipku Označi:

oprogram će u tabeli osoba označiti sve osobe koje na sebi imaju upisan OIB, JMBG, adresu i sl., ovisno o tome što ste odabrali kao uvjet pretrage. Možete standardnim tipkama isfiltrirati samo označene osobe (Ctrl+Shift+T), a nakon toga odlučite kome ćete obrisati podatke, a kome ne. Sve što brišete na osobama u Adresaru ne manifestira se na podatke u plaćama. Podatke na osobama brišete ručno. Napominjemo da podatak o gradu i poduzeću ne možete obrisati nego ga morate zamijeniti s ''gradom'' ili ''poduzećem'' iz odgovarajućeg registra kojeg ste sami otvorili (mi smo u ovom našem primjeru stavili crtice (-) na grad i poduzeće, a vi možete otvoriti grad ili poduzeće sa zvjezdicama(*) ili nečim sličnim po čemu se neće moći prepoznati u kojem gradu stanuje ili u kojem poduzeću radi ta osoba):

oNaravno, dobro pazite da li ćete obrisati neophodne podatke za fiskalizaciju ili za prodaju pesticida svojim operaterima koji trebaju fiskalizirati račune.

Naravno, tko zna, tko umije, tko je pedantan i nadasve tko vrlo dobro kontrolira što radi, može koristiti Export svih podataka o osobama iz 4D Wand-a u Excel, promijeniti u Excelu sve što treba i ponovno importirati podatke u 4D Wand preko istog padajućeg izbornika koristeći naredbu Import svih podataka o osobama .

Ali!!! Ovo je izuzetno opasna/destruktivna radnja i apeliramo da isto vršite s izuzetnom pažnjom ako se odlučite tako brisati osobne podatke u Adresaru osoba. Naime, ponovnim importom podataka u Adresar osoba možete uništiti apsolutno sve podatke u 4D Wand-u ako npr kojim slučajem u Excelu kolone nisu adekvatno setirane, postoje neki nedozvoljeni karakteri (#, $, &) i sl. Naravno, ako se odlučite za ovaj način brisanja osobnih podataka u Adresaru osoba prije bilo kakve početne radnje obavezno napravite BackUp svih potrebnih podataka.
U slučaju da se nismo sjetili svega čega smo trebali, vaše sugestije su dobrodošle...

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.