SLANJE DOKUMENATA e-MAIL-om - ŠTO SE MIJENJA I ZAŠTO?

Kao prvo, ništa se ne mijenja ako želite nastaviti slanje dokumenta kreiranih u 4D Wand-u e-mailom dosadašnjim načinom. Sve ostaje po starom i dokumente šaljete iz Outlook-a kao privitak koristeći ikone Snimi pošalji ili Zaštiti snimi pošalji.
Svjesni činjenice da osjetan broj korisnika 4D Wand-a nema instaliran Office pa time ni Outlook, a imaju i te kako veliku potrebu za slanjem dokumenta elektronskom poštom, programirali smo dodatak koji im to omogućuje. Drugo, ali ne manje bitno, je da smo ovime omogućili da primatelji datoteke iz samog naziva vide o kojem se dokumentu radi. Naime, do sada su kreirane/primljene datoteke iz 4D Wand-a imali naziv oblika npr. WANDU00001.rtf što je predstavljalo veliki problem kod spremanja/arhiviranja dokumenata. Ovom nadogradnjom spomenuti dokument slati/primiti ćete kao npr. Ponuda 2015 2598.pdf.
Zaključno, sada svi korisnici 4D Wand-a koji imaju mail adresu, uključujući i sveprisutni Gmail, bez korištenja Outlooka mogu direktno slati ispise dokumenata (ponude, otpremnice, fakture,...), pojedinačne IOS-e i većinu izvještaja iz financijskom knjigovodstva (kartice, analitike, bilance,...), ispise iz Osnovnih sredstava, pojedinačne platne listiće na e-mailove radnika (možete jednim klikom poslati platne listiće svim djelatnicima ali o tome više kasnije...)...itd.

Slanje ispisa iz 4D Wanda e-Mailom

Da bi to sve bilo moguće, potrebno je inicijalno posetirati (samo jednom!) e-mail parametre: e-mail server, korisničko ime i lozinka za e-mail account, potpis i slično. Postupak je sljedeći: S glavnog izbornika 4D Wand-a potrebno je pozvati Parametri programa a Parametri korisnika. Na formi ćete primijetiti tri kartice koje se odnose na postavke e-maila kao i tipku Izbor korisnika (F8) (1.). Nakon odabira korisnika za kojeg upisujete postavke, prva i najvažnija kartica je E-mail postavke servera. Njenim ispravnim popunjavanjem osigurat ćete uredno slanje e-mail-ova iz 4D Wand-a.

Krenimo od kartice E-mail postavke servera.

•E-mail adresa pošiljatelja: ovdje upisujete svoju e-mail adresu s koje želite slati e-mailove.

•Reply to e-mail adresa: ovdje upisujete e-mail adresu na koju želite dobivati e-mailove kada vam druga strana odgovori na vaš poslani e-mail.

•CC: tu upišite e-mail adresu koju uvijek želite dodati u carbon copy za sve e-mailove koje ćete slati iz 4D Wanda.

•BCC: ista stvar kao i u točki 3, ali služi za blind carbon copy

•E-mail server, portovi, SSL: ovdje definirate naziv mail servera s kojeg želite slati e-mailove te preko kojeg porta (standardno je 25 a za Gmail je 587(uključiti SSL))

•Korisničko ime: upisujete korisničko ime s gore navedenog mail servera koji odgovara e-mail adresi s koje želite slati e-mailove.

•Šifra: šifra za korisničko ime spomenuto u gornjoj točki.

•Polje E-mail adresa primatelja namijenjeno je testiranju i u njega se upisuje e-mail adresa primatelja na koju ćete poslati testnu poruku. Pritiskom na tipku Test slanja e-maila (F9) (4.) 4D Wand će pokušati poslati e-mail na upisanu adresu. Ako je sve ispravno posetirano probni e-mail bi trebao doći na e-mail adresu primatelja. Ako niste sigurni što treba upisati u pojedina polja ili Vam naši primjeri ne pomažu, savjetujemo da se obratite svojim administratorima. Oni će zasigurno znati koje parametre je potrebno upisati.

•Prilozi (odvojeno s ;) (3.) je polje u koje pritiskom na ... otvara windows forma za odabir datoteka koje možete priložiti u e-mail. Više privitaka odvojite s : (točka zarez).

Važna napomena. U cilju poštivanja standarda preporuka je da za e-mail adrese koje upisujete koristi format i prikaz ovakvog izgleda: „ Igor Pašić" < igor.pasic@4thdimension.hr >. Dakle, ne upisivati adrese direktno u polja već kliknuti na ikonice koje smo zaokružili crvenom bojom (2.). Pri tome će se otvoriti forma gdje je u prvo polje potrebno upisati ime i prezime korisnika, a u drugo polje samu e-mail adresu. Nakon pritiska na OK, program će formatirati adresu na preporučeni način.

Krenimo sada na sljedeću karticu E-mail postavke korisnika :

•Standardna poruka: ovdje upisujete tekst e-maila kojeg želite da 4D Wand svaki put upiše kada želite poslati e-mail iz 4D Wanda.

•Potpis e-maila: ovdje definirate svoj potpis kojeg želite da 4D Wand ubaci. U MS Outlooku se ovo smatra pod Signature. Ukoliko ćete imati zajednički potpis tvrtke za sve djelatnike (kao što imamo posetirano u 4D), ovdje upišite samo ime i prezime te funkciju/titulu djelatnika. Možete se koristiti standardnim html komandama: u primjeru su ime i prezime podebljani (boldani) uz pomoć komandi <b> za početak podebljanog i </b> za kraj podebljanog teksta.

•Slike za potpis e-maila: ukoliko želite moguće je i ubaciti sliku. Preporuka je da slika ne bude prevelika što dimenzijama što prostorom na disku kako bi e-mail poruka vizualno izgledala uredno i kako ne bi bila prevelika i time opterećivala vaš sustav i sustav primatelja vašeg e-maila. Više o ubacivanju slika kasnije.

Zatim prelazimo na E-mail postavke tvrtke tj. zajedničke postavke za cijelu tvrtku (za sve korisnike). Pojednostavljeno rečeno, ovdje definirate potpis e-maila za sve korisnike (nije potrebno setirati za pojedinačne korisnike):
Na slici desno nalazi se primjer koji koristi naša tvrtka, a koji se ispisuje na svakom poslanom e-mailu iz 4D Wand-a. Uz pomoć komandi <b> i </b> smo podebljali naziv firme a našu e-mail i web adresu smo upisali na standardni način. U potpis možete uključiti i slike npr. logo tvrtke a ugrađuju se na sljedeći način: u tijelu poruke se upiše izraz <img src=“ cid:imageId1 “> na poziciji gdje želimo da se nalazi prva slika, <img src=“ cid:imageId 2“> na poziciji druge slike i tako dalje. U polju Slike za potpis e-maila se nabroje putanje do slika redom kojim želimo da se pojavljuju u e-mailu. Možete pozvati tipku „...“ za izbor slika s diska.
CSS stil tijela poruke je polje namijenjeno daljnjem setiranju izgleda e-mail poruke što je potrebno prepustiti dizajneru ili administratoru.

Kako to izgleda u praksi?

Dakle, želimo poslati ispis npr. Ponudu e-mailom direktno iz 4D Wanda. Prvo se pozicionirate na željenu ponudu (možete označiti i više različitih) te pozovite standardni ispis ponude. Pri tome će vam se pojaviti poznati izbornik (slika).

Ako ispis namjeravate poslati e-mailom, uključite kvačicu Pošalji ispis e-mailom, a ako uključite i opciju Ispis u PDF primatelj e-maila dobiti će PDF privitak. Ako nije uključena kvačica PDF primatelj će dobiti Word dokument, standardnog 4D Wand naziva (npr. WANDU00014.rtf) dok u slučaju slanja PDF-a primatelj dobije PDF dokument s nazivom dokumenta (npr. Ponuda) godinom (npr. 2015) i brojem (npr. 2598) tj. Ponuda 2015 2598.
U svakom slučaju naša preporuka je da kada želite ispis slati e-mailom odaberete i opciju Ispis u PDF, čime ćete preskočiti eventualne poteškoće s prikazom slika ili logotipova prilikom pregleda dokumenta kod primatelja vaših dokumenata, posebno onih koji nemaju 4D Wand.
A za sve korisnike koji žele da datoteke nose prefiks npr. naziv tvrtke, u Parametri programa --> Preglednik, virmani, fontovi odabirom kartice Generiranje, moguće je odrediti sam prefiks koji će nositi sve vaše poslane datoteke npr. 4D Ponuda 2015 23.pdf.

Pritiskom na OK otvara se forma koja je jako slična uobičajenoj Outlook formi za slanje e-mailova. Naravno, sve ono što smo prethodno definirali u parametrima automatski će se popuniti (pošiljatelj, primatelj, tekst poruku, privitak...).
Dokument možete otvoriti i pregledati dvostrukim klikom miša na prilog ili pozivom odgovarajuće opcije s alatne trake (1.) kao i klikom desnom tipkom miša (3.).
Ako strelicu miša malo duže zadržite na pojedinoj ikonici ili polju pojavit će se dodatno pojašnjenje (4.). Bitno je za napomenuti da uvijek možete na tom prozoru, pozivom tabele partnera ili tabele osoba, nadodati nove primatelje e-mail poruke (2.). Prilikom slanja dokumenta program će kao Primatelj uzeti podatak upisan na komitentu. Ukoliko ste prilikom kreiranja dokumenta (Ponude i sl.) odabrali i adresanta, program će u istog upisati u polje „CC“.
Pritiskom na ikonu Pošalji e-mail isti će biti poslan. Napominjemo da njegovo slanje neće biti evidentirano u mail klijentu kojeg uobičajeno koristite npr. Sent Items u Outlook-u.

Višestruko slanje platnih listića

U sklopu cjelovitog rješavanja slanja dokumenata iz 4D Wand-a e-mailom, omogućili smo i slanje platnih listića svakom pojedinom djelatniku na njihove e-mail adrese. Preduvjet za uspješno slanje platnih listića je da djelatnik u adresaru osoba u polju e-mail mora imati upisanu e-mail adresu.
Dakle, kada ste zadovoljili sve preduvjete, u obračunu plaća označili djelatnike (ili sve) kojima želite slati platni listić, pozovite padajući izbornik Ispisi te odaberite jednu od tri ponuđene opcije.

Nakon odabira krenut će proces kreiranja e-mailova a kao rezultat pojavit će se forma s popisom primatelja (2.), njihovim email adresama (3.) kao i prilogom (4.) u kojem je platni listić. Subject poruke (5.) nastaje automatski a možete ga mijenjati standardnim načinom.

Podsjećamo da dvostrukim klikom na prilog (4.) isti možete pregledati. Ako na taj isti prilog kliknete desnom tipkom miša možete ga otvoriti, promijeniti naziv ili ukloniti primatelja.
Upozoravamo na sljedeće: prije slanja e-mailom pregledajte prilog i provjerite da li je on upravo onakav kakav želite poslati. Posebno obratite pažnju na veličinu priloga. Postavili smo granicu na uobičajenih 5MB i ako je dokument veći 4D Wand ga neće poslati već ćete dobiti poruku o prevelikom prilogu. U tom slučaju dokument snimite i pošaljite ga e-mail klijentom kojeg uobičajeno koristite.
Da zaključimo. Osim spomenutog (dokumenti, platni listići...), sve izvještaje u 4D Wand-u čije pozivanje rezultira formom koja na sebi ima mogućnosti naznačene na slici, možete poslati direktno iz 4D Wand-a.

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.