4D Wand info 335

Nakon što ste se prijavili na web servis www.moj-eracun.hr , dobili ste Korisnički ID i zaporku. Neophodno je upisati dobivene podatke u 4D Wand, te napraviti druge akcije kako biste mogli primati i slati eRačune.

Slijede bitne prilagodbe i za primanje i za slanje eRačuna

Prvo treba upisati dobiveni Korisnički ID i zaporku s napomenom da mi isto drugačije zovemo (Korisničko ime i Pristupna šifra):

Slijedeći korak je da na glavnom izborniku 4D Wand-a pozovete Podaci o korisniku --> pozicionirate se na naziv tvrtke --> Izmjena.
Na kartici Organizacijska jedinica (1.) klikom na strelicu prema dolje, otvoriti će se tabela partnera.
Pronađete prethodno definiranu vlastitu tvrtku, i istu tipkom Izbor odaberete (2.) (još jednom naglašavamo da ne odaberete 4th Dimension d.o.o. iz primjera već vašu tvrtku):

U parametrima programa treba upisati lokacije u kojima ćete čuvati eRačune, bilo ulazne, bilo izlazne. Sugeriramo da ostavite onako kako smo mi postavili. Ukoliko nešto već imate upisano, sugeriramo da promijenite na način na koji smo mi to napravili kako bi u budućnosti svima bilo lakše tijekom podrške:

Folder za arhiviranje - potrebno je definirati direktorij u koji će se arhivirati eRačuni, te isti dodati obavezno u backup procedure. 4D Wand će automatski ponuditi direktorij "Disk_Serverske instalacije\Dokumenti\OIB tvrtke" (npr. W:\Dokumenti\20706921230). Naš savjet je da kreirate i izaberete prepoznatljiviji direktorij, mada će se u budućnosti sve dešavati automatski.
Vrsta dokumenata za UFA - potrebno je odrediti vrstu dokumenta za UFA po kojoj će se razlikovati eRačuni od skeniranih računa u tabeli "Lista dokumenata s diska". 4D Wand će automatski kreirati vrstu dokumenta "EUF - Ulazni elektronski računi". Naš savjet je da isto ostavite kao predloženo.
Vrsta dokumenata za IFA - isto kao prethodno, ali za IFA-e. Potrebno je odrediti vrstu dokumenta za IFA-e po kojoj će se razlikovati eRačuni od skeniranih računa u tabeli "Lista dokumenata s diska". 4D Wand će automatski kreirati vrstu dokumenta "EIF - Izlazni elektronski računi". Naš savjet je da isto ostavite kao predloženo.
Klasa i broj za ispis računa (vidi sliku dolje) - svaki korisnik može izabrati tip računa kojeg god želi za eRačun. Potrebno je upisati klasu i broj računa koji se ispisuje i daje kupcu. 4D Wand standardno nudi "RPT - 3", a da bi saznali koja je klasa i broj vašeg računa kojeg redovno šaljete potrebno je nakon ispisa računa u MS Word (1) odabrati Property-e ispisa (2)gdje u Keywords-ima piše klasa i broj vašeg računa (3).

Primanje eRačuna

Ukoliko ste primili e-Mail za eRačun, potrebno je u tabeli ulaznih računa (knjiga URA za robu i usluge) iz padajućeg izbornika eRačuni odabrati proces Preuzimanje i učitavanje ulaznih eRačuna...;

Na prethodnoj slici, s desne strane vidljive su kolone; "D" i "A". U koloni "D" nalazi se oznaka "o" ukoliko je na ulazni račun vezana datoteka s diska. U koloni "A" nalazi se oznaka "X" ukoliko je na ulazni račun vezana datoteka s diska koja je preuzeta procesom Preuzimanje i učitavanje ulaznih eRačuna, tj. ukoliko je importiran eRačun. Pregled preuzetog računa vrši se kao i pregled datoteka vezanih za dokument s diska (F4).
Ukoliko ste preuzeli eRačun, a imate potrebu kreirati i primku, moguće je odabrati opciju eRačun --> Kreiranje primke iz osvjetljenog eRačuna... Proces će kreirati primku sa zaglavljem i stavkama kao i svim financijskim elementima.

Slijede bitne prilagodbe za slanje eRačuna

Potrebno je nad firmom kojoj želite slati izlazne račune označiti osobu kao primatelja eRačuna. U našem primjeru to je Edin Čahtarević za tvrtku 4th Dimension. Zato je stavljena kvačica u polje Primatelj eRačuna.

Nakon podešavanja (upisivanja) svih potrebnih podataka za slanje eRačuna, možete otvoriti tabelu izlaznih računa. Označite račun/e (1.), te iz izbornika eRačun (2.) odaberite opciju Slanje označenih eRačuna:

Na prethodnoj slici, s desne strane vidljive su kolone; "e", "eRačun", "D" i "A" (3.). U koloni "e" nalazit će se oznaka (*) ukoliko je osoba/e upisana kod partnera (komitenta) kao primatelj eRačuna. U koloni "eRačun" nalazi se status dokumenta, tj. eRačuna. Mogući statusi su: "Dostavljen", "Poslan", "Neuspjelo". U koloni "D" nalazi se oznaka "o" ukoliko je na izlazni račun vezana datoteka s diska. U koloni "A" nalazi se oznaka "X" ukoliko je račun koji ste poslali na prethodno opisan način, procesom "Preuzimanje i arhiviranje potpisanih eRačuna" zaprimljen/arhiviran.
U padajućem izborniku eRačuni nalaze se sljedeće opcije;

Odabirom izborne linije eRačuni --> Statusi osvijetljenog eRačuna otvorit će se tabela statusa elektronske razmjene dokumenata:

Odabirom procesa eRačuni --> Provjera statusa, preuzimanje i arhiviranje potpisanih eRačuna, program će provjeriti da li su dokumenti poslani, dostavljeni ili preuzeti te sukladno istome ažurirati kolonu "eRačun" na tabeli izlaznih računa.
Molimo vas pošaljite nam e-Mail za koji ste se odlučili da će služiti za eRačune. Mi ćemo isti upisati u našu bazu, te vam naši računi neće više stizati u papirnatom obliku, već obavijest e–Mailom (na e-Mail kojeg ste nam poslali). Ujedno će to biti podsjetnik da u 4D Wandu, u knjizi ulaznih računa, pozovete opciju "Preuzimanje i učitavanje eRačuna"...