!!! NOVO NOVO NOVO !!!

FINANCIJSKE ANALIZE I PLANIRANJE

Ovaj 4D Wand Info je specifičan po mnogočemu. Kao prvo, standardno se trudimo da svaki naš 4D Wand Info ima 2, 3 ili maksimalno 4 strane. Ovaj 4D Wand Info ih ima 9!!! Razlog je jednostavan: ovaj 4D Wand Info obrađuje potpuno nove mogućnosti 4D Wanda, namijenjeni su za rad prvenstveno knjigovođama (korisnici koji ne posjeduju modul Financijskog knjigovodstva ne trebaju čitati ovaj 4D Wand Info), a rezultati koji se dobijaju su bitni i knjigovođama i upravnim strukturama. Molimo sve kojima ovaj 4D Wand Info dođe u ruke da hitno proslijede isti knjigovođama, direktorima, menadžerima, svima onim koji donose bitne poslovne odluke. FAP – "Financijske analize i planiranje" su ekstremno moćan alat. S njim možete izuzetno mnogo ne bi li iz gotovih podataka koji se već nalaze u modulu Financisjkog knjigovodstva samostalno kreirati čitav niz izvještaja koje do danas niste mogli dobiti u 4D Wandu. Najljepše od svega je što možete "miješati kruške i jabuke", ukoliko postoji potreba za tako nečim, a naš generalni menadžer je najbolji dokaz da se iz financisjkog knjigovodstva trebaju miješati i kruške i jabuke i šljive i banane... Drugim riječim, nešto što je Zakonom propisano na jedan način, Uprava gleda totalno drugim očima i očekuje pročitati nešto što se u standardnom financisjkom knjigovodstvu ne može jednostavno dobiti. Uprave koje žele dobiti "podatak više" iz financijskog knjgovodstva mogu tražiti od svojih knjigovođa da im pripreme u FAP-u specifične izvještaje "samo za njihove oči". Nakon toga Uprava može samostalno obračunavati i kreirati te pripremljene izvještaje u bilo kojem trenutku i bez ikakvih predznanja o knjigovodstvu. Po nama, ovo je najveća dobrobit FAP-a, a dobrobiti ima još... Evo par primjera:

Jedna od velikih dobrobiti FAP-a je i kreiranje (eksportiranje) podataka u FINA-ine Excel tablice čime mogu kreirati FINA-ini obrasci koji se sada mogu predavati elektronskim putem. Doista molimo sve iz knjigovodstva da pročitaju precizno cijeli ovaj veliki 4D Wand Info, a članove menadžmenta i Uprave molimo da pročitaju ovaj uvod. FAP je vrlo moćan alat koji 4D Wandu donosi novu dodanu vrijednost koju će iskoristiti samo oni koji se potrude oko ovog dijela našeg programskog rješenja. Zbog važnosti FAP-a bit ćemo slobodni napisati debelim slovima još jedanput: 4D Wand FAP je vrlo moćan alat kojeg mogu, uz pomoć knjigovodstva, iskoristiti i oni koji nisu eksperti u knjigovodstvu!!! Slijedi dugački tekst koji u biti predstavlja upute za korištenje 4D Wand FAP-a...

4D WAND FAP – FINANCIJSKE ANALIZE I PLANIRANJE

FAP , kao dio informacijskog sustava 4D Wand u okviru modula financijskog knjigovodstva, zamišljene su tako da temeljem podataka evidentiranih u knjigovodstvu poduzeća, omoguće slobodno kreiranja izvještaja, kao i izradu određenih planova poduzeća, a u cilju cjelokupnog sagledavanja poslovanja i donošenja pravovaljanih i pravovremenih managerskih odluka. Sam rad je jednostavan. Najkraće rečeno, potrebno je definirati izvještaj sa pripadajućim stavkama, a svakoj stavci pridružiti određena konta. Kvalitetna razrada kontnog plana i korištenje mjesta troška i dimenzija u financijskom knjigovodstvu, temeljna je priprema za rad u financijskim analizama. Financijske analize i planiranje dostupne su u okviru modula financijskog knjigovodstva u padajućem izborniku FAP.

Novi izvještaj

Aktiviranjem financijskih analiza i planiranja otvara se forma za kreiranje vlastitih izvještaja, gdje su dostupne opcije unos, izmjena i brisanje izvještaja.
Pritiskom na tipku Unos, otvara se forma za definiranje podataka za izvještaj. Broj izvještaja predstavlja kronološki broj u nizu do sada kreiranih izvještaja, a u naziv izvještaja upisujete takav naziv koji će Vam služiti za prepoznavanje izvještaje i neće se pojavljivati na ispisima izvještajima.
U Naslov 1 upisujete naziv izvještaja, koji se može ispisati na izvještaju, ako na upitu parametara ispisa odaberete ispis Naslova 1.
Slijedeća dva naslova možete koristiti za upis prevedenog naslova izvještaja, u slučaju da postoji potreba ispisa izvještaja na stranim jezicima. Tada koristite Naslov 2, odnosno Naslov 3 za upis naslova izvještaja na odgovarajućim jezicima. U tom slučaju treba paziti da se u stavkama popune Naziv stavke 2, odnosno Naziv stavke 3, kako bi izvještaj imao opise stavki po odabranom načinu ispisa.

Polja komitent, komercijalist i dimenzije se popunjavaju u slučaju kada kreirate izvještaj filtriran samo za određene komitente, odnosno komercijaliste i dimenzije. Ako je na zaglavlju izvještaja upisan jedan od navedenih podataka, izvještaj će biti filtriran isključivo po tom podatku, bez obzira što je u određenim slučajevima taj isti podatak možda i drugačije definiran na nekoj stavci izvještaja.
U slučajevima u kojima se u jednom izvještaju koristi više vrijednosti istog parametra, tada se podaci ne upisuju na zaglavlju izvještaja, već se unose za svaku stavku gdje za to postoji potreba.
U polju Napomena možete upisati slobodni tekst koji želite da se ispiše kao sastavni dio tog izvještaja.

Definiranje stavki izvještaja

Na stavci izvještaja treba proći i popuniti na odgovarajući način podatke na slijedećim karticama: A. podaci o stavci, B. plan i korekcija, C. Slobodni unos. D. Prethodna godina, E. formula i F. Ispisi.

A. Podaci o stavci (na tabeli stavki kolona V ima oznaku A, T,N,F,S ovisno o odabranoj vrsti; na tabeli stavki kolona T ima oznake od 1-7 ovisno o rednom broju odabranog tipa)
Na ovom prozoru definiraju se osnovni podaci o stavci. Redni broj stavke se automatski dodjeljuje.
U polju Naziv stavke(1) upisuje se opis stavke. Vrsta stavke može poprimiti jedno od ponuđenih svojstava:
Analitka – znači da će se za ovu stavku učitati i obraditi stavke knjiženja odabranih konta.
Total – znači da ta stavka predstavlja zbroj nekoliko drugih stavki.
Formula – znači da će za stavku biti definirana neka formula po kojoj će stavka poprimiti neku vrijednost.
Slobodni unos – znači da se za ovu stavku izravno upisuje potrebna vrijednost.
Tipu stavke je moguće pridružiti jedno od ponuđenih svojstava :
Prihod, Obaveze ili Kapital – znači da će stavka poprimiti iznos potražnog salda odabranih konta
Rashod ili Sredstva – znači da će stavka poprimiti iznos dugovnog salda odabranih konta
Duguje – znači da će stavka poprimiti samo dugovni promet odabranih konta
Potražuje – znači da stavka poprimiti samo potražni promet odabranih konta
Samo stavke početnog stanja – znači da se stavci pridružuju samo stavke početnog stanja
Samo stavke prometa – znači da će se stavci pridružiti samo stavke prometa bez uključenog početnog stanja
Upisivanje određenog parametra na poziciji mjesta troška, dimenzije, grupe partnera, komercijaliste, oblasti ili komitenta služi za filtriranje podataka po odabranom parametru, što u konačnici znači da ćete na toj stavci dobiti iznos samo za upisani kriterij.
Jedino za stavku vrste Analitika je potrebno upisati konta koja želite obraditi na toj stavci tijekom kreiranja izvještaja. Dobrom razradom računskog plana i korištenjem dimenzija kod evidentiranja poslovnih promjena u knjigovodstvu poduzeća, lakše ćete dobiti i osnovu za izradu izvještaja. Za konto možemo izabrati sve razine kontnog plana: analitički konto, sintetički konto, grupu konta ili cijelu klasu iz kontnog plana.
Kod definiranja tipa stavke treba voditi računa da se konta prihoda i rashoda na kraju godine zaključuju, to jest da će nakon toga njihov saldo biti nula. U skladu s tim predlažemo da kod definiranja stavki koje obrađuju prihode i rashode, koristite tip stavke Potražuje, odnosno Duguje, kako biste izbjegli zamku, koju na kraju godine naprave zaključna knjiženja.

B. Plan i korekcija

Na ovoj poziciji se upisuje plan realizacije za svaku stavku. Upisom godišnjeg plana i korekcije, program iznose automatski raspoređuje na dvanaest mjeseci, a po potrebi se pojedini mjesečni iznos može promijeniti ili upisati u kolonu korekcije za taj mjesec. U zadnjoj koloni je ukupan zbroj koji uključuje korektivni iznos.
Po zadanim planovima se može pratiti njihovo izvršenje, te izračunavati index realizacije u odnosu na zadani plan. Svakoj stavci se može odrediti godišnji plan, koji se automatski raspoređuje na mjesečnu razinu. Ako poslovne aktivnosti nisu po svim mjesecima pravilno raspoređene, dopušteno je za svaki mjesec izvršiti korekciju plana i tako dobiti plan bolje prilagođen Vašim potrebama.

C. Slobodni unos

Ako je za Vrstu stavke odabrano svojstvo Slobodni unos, upis podataka je na ovoj kartici omogućen i koristi se u slučajevima kada navedeni podatak nije moguće ili nije praktično drugačije osigurati u financijskom knjigovodstvu.

D. Prethodna godina
Ako je napravljena veza sa dokumentom iz prethodne godine (korištenjem polja AOP), podaci se automatski popunjavanju iz prethodne godine i vidljivi su u ovoj koloni. Više o usporedbi podataka tekuće poslovne godine s podacima iz prethodne godine, biti će opisano pod posebnim poglavljem u nastavku uputa.

E. Formula
Ako je stavka definirana kao Formula, moguće je za nju upisati formulu koja uključuje osnovne matematičke operacije. U formulama se mogu upotrijebiti iznosi izračunati na drugim stavkama, korištenjem skraćenice "s“ (stavka), te navođenjem broja konkretne stavke u zagradi iza slova "s".

U slučajevima u kojima je potrebno zbrojiti više stavki u rastućem nizu, napravite formulu oblika s(153:168). U primjeru se u trenutnu stavku zbrajaju sve stavke od rednog broja 153 do rednog broja 168.

E. Ispis

U ovoj kartici definiraju se opcije ispisa stavke. To su: da li se stavka ispisuje ili se koristi za kreiranje neke druge stavke, da li se ispisuje linija ispod ove stavke, da li se ispisuje određeni broj praznih redova nakon ispisa ove stavke, te format za ispis stavke u koji je moguće upisati jednostavne RTF naredbe: \b i \b0 za uključenje i isključenje podebljanih slova; \i i \i0 za uključenje ili isključenje kurziva; \u i \u0 za uključenje ili isključenje podcrtavanja; i tako dalje.

Obrade stavki

Da bi se olakšalo definiranje stavki jednog izvještaja, u padajućem meniju postoje procesi kojima je moguće ubrazati rad sa stavkama. Na primjer, ako u izvještaju imate potrebu razraditi i usporediti promete, možete to jednostavno napraviti kopiranjem odgovarajuće stavku i dodjeljivanjem odgovarajućih mjesta troška, odnosno dimenzija, svim potrebnim stavkama.

U slučaju da postoji potreba za dodavanje novih stavki, predlažemo da stavku definirate kao zadnju, te da se poslužite strelicama (naznačeno na slici), kako biste novo dodanu stavku doveli na željenu poziciju. Na ovaj način se ujedno automatski i preračunaju sve formule koje su već zadane u izvještaju, a vezane su za stavke s konkretnim rednim brojevima.

Punjenje izvještaja podacima – obrada izvještaja

Nakon što su definirane stavke izvještaja sa pripadajućim formulama, kontima i ostalim parametrima, potrebno je pozvati proces obrade izvještaja, nakon čega će na stavkama izvještaja biti obrađeni, izračunati i prikazani iznosi. Ovaj proces je potrebno pozvati nakon svake izmjene parametara na stavkama. Za kreiranje izvještaja potrebno je odabrati period za koji želite dobiti podatke.
Nakon poziva procesa obrade, podaci se popune u kolonama Ostvareno i Planirano.

Kopiranje izvještaja

U padajućem izborniku Akcije postoje tri opcije (Renumeracija stavki, Kopiranje izvještaja i Brisanje izvještaja) od kojih je zasigurno najinteresantnija Kopiranje izvještaja.
Renumeracija stavki se može koristiti za slaganje stavki po rastućem redoslijedu. Ovu opciju treba koristi prije postavljanja formula u stavkama izvještaja. U slučaju da se renumeracija radi naknadno, treba provjeriti točnost formula.

Opcija kopiranja izvještaja možete koristiti kada želite dobiti novi izvještaj sličan nekom postojećem. Pri kopiranju trenutno selektiranog izvještaja u novi, potrebno je definirati redni broj i naziv novog izvještaja. Nakon kopiranja, izvještaj je potrebno dopuniti odgovarajućim parametrima, zbog kojih je izvještaj i kopiran.

U ovom padajućem izborniku je dostupna i opcija brisanja izvještaja. Pozivanjem ove obrade, trajno se briše trenutno selektirani izvještaj, te treba biti oprezan s korištenjem ove akcije.

Export i import izvještaja

U padajućem izborniku Export/Import, omogućeno je eksportiranje, odnosno importiranje unaprijed pripremljenih izvještaja. Ovim procesom omogućuje se kopiranja izvještaja i u druga poduzeća, to jest da jednom napravljen izvještaj u jednom poduzeću možete koristiti i u drugom poduzeću, odnosno u narednoj poslovnoj godini. U tom slučaju treba detaljno provjeriti konta koja se nalaze na stavkama izvještaja i po potrebi ih uskladiti s kontnim planom u odredišnom poduzeću.

Export izvještaja se izvodi na jednostavan način, selektiranjem izvještaja koji želimo exportirati i pozivom procesa exporta. Nakon određivanja lokacije i imena transportne datoteke i pritiska na tipku OK, izvještaj je spremljen u odabranu datoteku. Nakon što je napravljen export, ovisno o razlogu exporta (kopiranje u drugo poduzeće ili prijenos u narednu godinu) potrebno je otići u odredišno poduzeće (ili odgovarajuću radnu godinu) i pozvati proces Importa.
U navedenom izborniku postoji i proces importa izvještaja pripremljenih od strane 4D. Navedenim procesom se importiraju već pripremljeni statistički izvještaji. O ovom procesu biti će u nastavku biti više detalja.

Usporedivost podataka sa prethodnom godinom

U izvještaju je moguće uspoređivati podatke u neko razdoblju s podacima istog razdoblja prethodne godine. Da bi se usporedba mogla napraviti, potrebno je isti izvještaj imati definiran i u prethodnoj godini (ako je izvještaj napravljen u tekućoj godini, možete napraviti Export i Import u prethodnoj godini). Na zaglavlju izvještaja potrebno je napraviti vezu s dokumentom iz prethodne godine upisom broja izvještaja iz prethodne godine u za to predviđeno polje na dnu forme za definiranje zaglavlja izvještaja.

Veza među stavkama izvještaja iz tekuće i prethodne godine, ostvaruje se preko broja AOP-a. Dakle, stavke izvještaja iz tekuće i prethodne godine moraju biti iste, odnosno, moraju imati upisane iste broje AOP-a.

Ispis izvještaja

U stavkama izvještaja dostupan je izbornik Ispisi. Odabirom jednog od ponuđenih ispisa otvara se nova forma za upit o vrsti izvještaja koja se želi ispisati i po kojem nazivu stavki se želi ispisati izvještaj.

U slučaju da je odabran mjesečni izvještaj dobivaju se informacije o realizaciji po svakom mjesecu u okviru razdoblja za koje je kreiran izvještaj. Ako je odabrana opcija mjesečni izvještaj sa prethodnom godinom, tada će svaka stavka imati podatak o realizaciji za tekuću i prethodnu godinu.

!!! NOVO NOVO NOVO !!!

EXPORT STATISTIČKIH IZVJEŠTAJA U FINA OBRASCE

U programu postoji mogućnost kreiranja financijskih statističkih izvještaja koji se kasnije exportiraju u gotove Fina-ine MS Excel obrasce. 4D je unaprijed pripremila nekoliko izvještaja koje možete bez ograničenja koristiti u vlastitom poslovanju. Izvještaji se automatski kopiraju prilikom osvježavanja 4D Wanda. Da bi izvještaj učitali (importirali) u Vaše podatke, potrebno je sa tabele izvještaja pozvati iz izbornika Export/Import opciju Import izvještaja pripremljenih od strane 4D.

Pozivanjem te opcije, otvara se forma za odabir traženog izvještaja s diska.

Nakon toga potrebno je od ponuđenih odabrati traženi izvještaj. Dostupni izvještaji su: za neprofitne obrasci Bil-NPF i PR-RAS-NPF, a za poduzeća godišnji statistički izvještaj posebno GFI-POD, GFI-RDG i GFI.DOP, te tromjesečni statistički izvještaj TSI-POD.

Preuzimanje obrazaca u tekućoj godini
Potrebno je sa tabele izvještaja pozvati meni Export/Import, te Import izvještaja pripremljenih od strane 4D i odabrati potrebni izvještaj sa definiranim svim stavkama. Za većinu stavki izvještaja su ponuđena konta, koja možete mijenjati.

Preuzimanje obrasca za prethodnu godinu
Ako želite u izvještaju za tekuću godinu imati i podatke iz prethodne godine, potrebno je imati isti izvještaj u prethodnoj godini. Ukoliko ste iskontrolirali konta, isti izvještaj možete exportirati i importirati u prethodnu godinu.
U slučaju da vam se bitno razlikuju konta iz tekuće i prošle godine, predlažemo da napravite import izvještaja u prethodnu godinu. Ukoliko vodite knjigovodstvo za više poduzeća, a kontni planovi su slični predlažemo da tada u jednom poduzeću pripremite izvještaj, snimite ga, a zatim importirate u svako poduzeće.

Podaci o korisniku

Prije Exporta podataka potrebno je unijeti podatke o kontakt osobi.
Na glavnom izborniku 4D Wanda, pozivanjem ikone Podaci o korisniku, i klikom tipke Izmjena dok ste pozicionirani na nazivu tvrtke, otvoriti će se forma (kao na slici) na kojoj je potrebno na kartici Podaci za izvještaje upisati podatke o kontakt osobi.
Podsjećamo da telefone upišite sa pozivnim brojem grada (bez predbroja države).

Export izvještaja i popunjavanje FINA obrazaca
Nakon što je izještaj popunjen, iz stavki izvještaja, pozivamo proces exporta izvještaja (iz padajućeg izbornika Exporti) i biramo vrstu izvještaja u koji će se podaci importirati. Nakon završetka procesa, otvoriti će vam se Fina-in obrazac u MS Excelu, koji je u cijelosti protrebno još iskontrolirati. Isti obrazac možete pohraniti, te ga na disketi i sa referentnim stranicama odnijeti u Finu ili izravno poslati korištenjem Fina e-kartice.

Obrasci na disku
Posljednim kreiranim obrascima se izravno može pristupiti direktno iz MS Excela. Isti se nalaze u DOC folderu za svaku pojedinu firmu u 4D Wandu, npr: w:\4d\wand\1_4d\doc. Svakim ponovnim kreiranjem obrasca stari se podaci brišu. Ukoliko želite trajno sačuvati neki obrazac isti možete negdje kopirati i/ili postojećem izvještaju promijeniti naziv. Ukoliko želite ili trebate, datoteke nakon slanja i korištenja možete obrisati.

Odricanje od odgovornosti

Za točnost podataka na izvještaju odgovoran je isključivo sam korisnik, a ne poduzeće 4th Dimension d.o.o.